Форма журнала входящей и исходящей корреспонденции скачать бесплатно

Форма журнала входящей и исходящей корреспонденции скачать бесплатно

Журнал регистрации исходящих документов


Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой. Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен.

Время на оформление увеличится.

Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации. Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг.

Например:

  1. запросы;
  2. переводы;
  3. акты;
  4. справки;
  5. телеграммы;
  6. заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля. Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы.

Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли. Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил.

По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет.

В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку.

Главное – избежать путаницы.

Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения

На титульном листе предусмотрена форма, в которую вписывают следующие данные:

  1. период заполнения;
  2. информация о должностных лицах, отвечающих за ведение книги;
  3. название организации;
  4. другие реквизиты.

Листы следует пронумеровать и прошить.

На последней странице обозначают общее количество страниц.

Затем директор компании визирует книгу, поставив подпись и печать. Заполняют обычно шариковой ручкой с синими, фиолетовыми или черными чернилами.Бумажный вариант журнала применяют в большинстве компаний, поскольку он удобен и надежен для хранения. В любой момент руководитель вправе добавить в него нужные графы, поменять структуру ведения и др.

А любой сотрудник, перелистав книгу, легко найдет акт или распоряжение (если делопроизводитель, например, отсутствует).Единственный недостаток — невозможность организовать быстрый поиск по заданным параметрам, как в электронном формате. Если информации немного, как в мелких и средних предприятиях, найти нужную бумагу не составит труда.

А для крупных компаний удобнее использовать журналы в цифровом виде.В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере. Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

  1. Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.
  2. Компьютерную электронную почту.
  3. Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
  4. Принтер.
  5. Сканер.

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать.

Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки.

Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться.

Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности.

Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным ) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации, а какие нет.Согласно, общим правилам можно не регистрировать:

  • Формы и бланки, кроме строгой .
  • Прессу и периодику.
  • Корреспонденцию поздравительного и личного характера.
  • Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
  • Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.
  • Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.
  • Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения ( без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).

Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или .Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы.

Прошивать не нужно так, как это не документ строгой .На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись.

Нужно ли по закону заполнять журнал регистрации входящей корреспонденции — образец оформления

» 11.06.2021 Регистрация входящей корреспонденции в отдельном журнале ведется, если необходимо обеспечить ее учет и систематизацию. Его ведение позволяет контролировать процесс поступления писем и документов в организацию и отслеживать их дальнейшее движение и исполнение.

Журнал учета можно вести в свободном виде без применения типовых форм, ниже предлагаем бесплатно скачать примерный образец оформления. Многие организации практикуют журнальную форму регистрации входящих (поступающих) писем. Такой подход считается традиционным и в то же время достаточно удобным.

Журнальная форма подразумевает, что учет документов ведется по строгому шаблону – в соответствующих графах данного регистра фиксируются только те сведения, которые имеют значение. Впоследствии это позволяет быстро находить нужную информацию.

На предприятиях и в учреждениях журнал регистрационного учета поступающей корреспонденции выполняет следующие важные функции:

  1. Обеспечиваются учет входящих документов, их систематизация и целенаправленная обработка.
  2. Своевременно исполняются решения, выработанные руководством. Это достигается посредством надлежащего информационного обеспечения принимаемых решений.
  3. Контролируется деятельность наемных работников, осуществляемая как внутри самой организации, так и в её внешней среде.
  4. Ведется результативная и эффективная работа с входящими письмами, представляющими особую важность для организации.

Вся корреспонденция, которая поступает в компанию, подразделяется на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя обычно поступает от сотрудников организации, а внешняя – от различных сторонних субъектов. Входящая корреспонденция может включать заявления, письма, телеграммы, распорядительные документы, справки, объяснительные, служебные записки, докладные записки и прочие бумаги, которые поступают в компанию от её сотрудников и внешних субъектов.

На предприятии вся входящая корреспонденция фиксируется в специальном журнале регистрации по следующим причинам:

  1. При большом количестве писем, регулярно поступающих в компанию, надлежащая регистрация всей входящей корреспонденции – присвоение письмам входящих порядковых номеров – обеспечивает должный учет и сохранность документов. Без такой регистрации работа с входящими бумагами может оказаться проблематичной.
  2. Важные и срочные письма при их регистрации в журнале помечаются специальными символами, что позволяет рассматривать их в первую очередь. Регистрация позволят расставлять приоритеты.
  3. Унифицированный подход к ведению данного журнала позволяет найти в нем нужные сведения любому заинтересованному (уполномоченному) лицу. Это бывает существенно, если временно отсутствует специалист, который отвечает за ведение регистра входящей корреспонденции.
  4. Фиксация времени поступления входящих документов позволяет руководству организации подстраховаться на случай предъявления необоснованных претензий. Всегда можно подтвердить дату/время поступления письма.
  5. Правильная и своевременная регистрация позволяет не загромождать архив предприятия, вовремя избавляясь от лишних бумаг.

Журнал регистрационного учета входящей корреспонденции эффективно систематизирует работу с различными бумагами на предприятии. Это имеет принципиальное значение для обработки, хранения и дальнейшего использования поступающих документов.

При этом нужно четко определить, какие входящие письма не отражаются в данном журнале (не регистрируются рекламные материалы, поздравительные письма, буклеты конференций, книги и прочие бумаги, не представляющие большую важность для организации).

Журнал регистрации и учета оформляется и ведется в виде таблицы, включающей такие столбцы (графы):

  1. Регистрационный номер, присвоенный входящему письму получателем, то есть в самой компании.
  2. Дата/время поступления документа в компанию (к получателю).
  3. Дата, указанная на самом письме (имеется в виду дата его оформления отправителем).
  4. Регистрационный номер, присвоенный отравителем.
  5. Отправитель – юрлицо/физлицо.
  6. Краткое содержание. Указываются существенные реквизиты и сведения.
  7. Адресат письма – получатель.
  8. Лицо, которое приняло данное письмо в работу (ФИО, должность).
  9. Способ доставки.
  10. Резолюция руководителя компании.
  11. ФИО и должности исполнителей.
  12. ФИО и должность лица, осуществляющего контроль.
  13. Ход работы с письмом.
  14. Отчет о выполненной работе.
  15. Номер дела, в которое данное письмо подшивается.

На практике в журнале учета входящей корреспонденции могут быть не все графы (столбцы), перечисленные выше.

Их следует использовать, если есть необходимость. Информацию следует отражать аккуратно и без ошибок.

Не рекомендуется фиксировать лишние сведения, которые не имеют значения с точки зрения регистрационного учета входящей корреспонденции.

.

Как вести журнал входящей и исходящей документации

А любой сотрудник, перелистав книгу, легко найдет акт или распоряжение (если делопроизводитель, например, отсутствует).

Единственный недостаток — невозможность организовать быстрый поиск по заданным параметрам, как в электронном формате. Если информации немного, как в мелких и средних предприятиях, найти нужную бумагу не составит труда. А для крупных компаний удобнее использовать журналы в цифровом виде. Любая компания вправе вести книгу в электронной форме, если это удобно для внутреннего пользования.

Любая компания вправе вести книгу в электронной форме, если это удобно для внутреннего пользования. Есть несколько вариантов ведения электронного журнала входящей и исходящей документации — в форматах Word, Excel и в системе электронного документооборота (СЭД).

Среди преимуществ электронной формы — удобство систематизации и сортировки, быстрый поиск по любым параметрам (дате, ключевым словам, отправителю, адресату и т. д.). Самый передовой способ — ведение журнала в СЭД, для этого необходимо внедрить систему на предприятии.

Рекомендуем прочесть:  Как посмотреть очередь на квартиру

В ней формируются специальные формы регистрационных карточек, в которых требуется только заполнить подготовленные ячейки. Электронная система документации позволяет:

  1. эффективно управлять распределением деловых бумаг;
  2. снизить расходы на делопроизводство.
  3. сократить период согласования документов;
  4. отслеживать исполнение распоряжений;

Среди негативных факторов — риск потери или искажения данных из-за возможных сбоев в компьютерной системе.

В связи с этим еще не так много компаний внедрили передовые технологии.

Но для крупных предприятий с большим объемом распорядительных документов электронная система предпочтительнее. Обычно для поступивших и отправляемых писем заводят две разных книги.

Это связано с тем, что информация отличается. Но есть обязательные пункты, которые необходимо отразить:

  1. исполнитель;
  2. регистрационный номер и дата;
  3. наличие примечаний или приложений.
  4. адресат или получатель;

Законодательство не регулирует порядок ведения, количество граф и их наименования.

Порядок и правила регистрации входящих документов в делопроизводстве — образец журнала учета

» 15.06.2021 Согласно современным правилам делопроизводства, вся документация, в том числе корреспонденция, должны регистрироваться при поступлении на предприятие.

При регистрации входящих документов присваивается уникальный номер, и эти сведения должны находиться в базе данных организации, а также отмечаются в специальном журнале учета.

Данные могут понадобиться во многих ситуациях, например, при расследовании несчастных случаев, прохождении государственных инспекций от различных структур, проведении общественных и государственных экспертиз, судебных разбирательствах и прочее. Условия регистрации документов закреплены в . Норматив определяет понятие регистрации как процесс присвоения документу уникального номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (это может быть карточка, база данных, электронный или бумажный журнал).

Регистрировать нужно все документы: как созданные на предприятии, так и поступившие в него извне. Из входящей документации подлежат регистрации только та, которая незаменима в работе организации, имеет информативную и побудительную ценность.

Не регистрируют корреспонденцию рекламного, сопроводительного характера (в том числе справочники, печатные издания) и нерабочие письма (приглашения, поздравления, соболезнования и другие, связанные с проявлением деловой и общечеловеческой этики). Также не обязательно регистрировать формы статистической отчетности и бухгалтерскую документацию (чеки, накладные, счета, платежные поручения), если они приходят без сопроводительного письма.

Регистрация документов входит в обязанности офис-менеджеров, канцелярии, секретарей, службы делопроизводства или делопроизводителей отделов, при этом полномочия четко разграничиваются, а в должностной инструкции указывается, в каком формате (журнале или карточке) нужно регистрировать документацию.

Разрешено проводить процедуру в системе электронного документооборота (СЭД), если ее работа налажена на предприятии.

Входящим документам присваиваются номера в порядке поступления. Но экземпляры, имеющие пометки о срочности, регистрируются незамедлительно. Вид учета должен устанавливаться локальными нормативами организации. Например, на одних предприятиях достаточно вести карточки, на других – каждому документу присваивается уникальная учетная запись в системе электронного документооборота.

Например, на одних предприятиях достаточно вести карточки, на других – каждому документу присваивается уникальная учетная запись в системе электронного документооборота. В большинстве случаев используются журналы учета на бумажных носителях.

Для каждой категории документов необходимо создавать отдельный журнал: для входящих, исходящих, протоколов, договоров, распоряжений, служебных записок, приказов, докладных, обращений граждан и прочего.

При этом все сведения должны отражаться максимально подробно, чтобы облегчить последующие этапы делопроизводства.

Журнал может быть типовым (изготовленным на заказ по форме, утвержденной правилами организации) или обычной тетрадью. В любом случае он состоит из двух частей: титульного листа и основной части, представленной в виде таблицы. На титульном листе указывается:

  • наименование организации с указанием юридически-правового статуса и кодов деятельности;
  • название самого журнала;
  • ФИО и должности сотрудников, ответственных за ведение.

Остальные листы представляют собой таблицы с 10 столбцами, каждая графа которого должна быть заполнена.

Назначение колонок таблицы:

  • порядковый номер пункта;
  • дата регистрации;
  • наименование документа;
  • адресант (от кого поступил);
  • краткое содержание;
  • кому передали входящий документ;
  • дата передачи;
  • подпись (с расшифровкой) лица, получившего документ;
  • номер дела и другие отметки;
  • графа для дополнительных сведений.

Цель ведения журнала – не только регистрация, но и дальнейшая работа: например, реакция на письма (подготовка запросов, составление ответных писем), выдача справок по входящей документации. Номера страниц проставляются вручную. Предпочтительные цвета чернил для заполнения: синие, темно-голубые, фиолетовые и черные.

После того, как журнал заканчивается, и необходимо заводить новый, руководитель предприятия должен заверить старый журнал, поставив подпись и печать. Затем журнал сшивается, опечатывается и отправляется на хранение в архив.

. Вся входящая документация, несущая информацию или имеющая коммуникативный и побудительный характер, должна быть зарегистрирована по ГОСТ Р 7.0.8-2013. Для этого каждому документу присваивается уникальный номер, и все данные вносятся в форму (карточки, журнал, СЭД).

Как привило, используется бумажный журнал. Его ведение входит в обязанности работников канцелярии, делопроизводителей или секретарей. Журнал состоит из титульного листа и табличной части. Когда свободные страницы заканчиваются, он заверяется, сшивается, опечатывается и направляется в архив.

Оформить журнал входящей корреспонденции

Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой. Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен.

Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации. Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг.

Например: Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли. Обычно срок не превышает 3-5 лет.

Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов.

В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы. Журнал регистрации входящих документов — применяется для регистрации поступивших в организацию документов, требующих учета и исполнения.

— Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к.

фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Приложение N 23. Журнал учета входящих документов

Приложение N 23к Инструкции по делопроизводствув Федеральной службе исполнениянаказаний (п. 81 (1), (3), 81 (4),81 (12), 109, 112, 113) ЖУРНАЛ N _______ учета входящих документов в ____________________________ (наименование учреждения или _______________________________________________ органа ФСИН России, структурного подразделения) ┌─────┬──────────┬─────────────┬────────────┬─────────────┬──────────┬──────────┬────────────────────┬───────────┬──────┬─────┐ │По- │Номер и │ Откуда │ Вид и │ Количество │Кому пе- │Роспись │Номер дела (тома), в│Каким номе-│От- │При- │ │ряд- │дата пос- │ поступил │ краткое │ листов и │редан до- │работника │ которое подшит │ром испол- │метка │меча-│ │ковый│тупившего │ документ, │ содержание │ номера │кумент на │секретари-│ документ, и номера │нен доку- │о про-│ние │ │учет-│документа │ кому │ │ экземпляров │исполне- │ата в по- │листов. Номер и дата│мент │верке │ │ │ный │ │ адресован │ ├──────┬──────┤ние, рос- │лучении │акта об уничтожении │ │нали- │ │ │номер│ │ │ │основ-│прило-│пись и да-│документа ├────────┬───────────┤ │чия │ │ │и │ │ │ │ного │жение │та │от испол- │основно-│приложения │ │доку- │ │ │гриф │ │ │ │доку- │ │ │нителя и │го доку-│ │ │ментов│ │ │огра-│ │ │ │мента │ │ │дата │мента │ │ │ │ │ │ниче-│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ния │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├─────┼──────────┼─────────────┼────────────┼──────┼──────┼──────────┼──────────┼────────┼───────────┼───────────┼──────┼─────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ ├─────┴──────────┴─────────────┴────────────┴──────┴──────┴──────────┴──────────┴────────┴───────────┴───────────┴──────┴─────┤ │ 12 января 2002 г.

│ ├─────┬──────────┬─────────────┬────────────┬──────┬──────┬──────────┬──────────┬────────┬───────────┬───────────┬──────┬─────┤ │ 10 │ 18/9-12 │УФСИН Омской │С просьбой о│ 1 │ — │ Сидорову │ Сергеева │ 8/45 │ — │ — │ │ │ │ │02.01.2005│ области │ переводе │ │ │14.01.2005│24.01.2005│стр. 116│ │ │ │ │ │ │ │ │нач. отряда │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ Деева В.И. │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├─────┼──────────┼─────────────┼────────────┼──────┼──────┼──────────┼──────────┼────────┼───────────┼───────────┼──────┼─────┤ │ 11 │ 3/10дсп │ В/ч 6610 │ С просьбой │ 1 │3 экз.│ Егорову │ Сергеева │ 6/7 л.

│ — │29/6-147 от│ │ │ │ дсп │04.01.2005│ г. │ разрешить │ │ по │16.01.2005│18.02.2005│стр.

74 │ │25.01.2005 │ │ │ │ │ │ Архангельск │ получение │ │ 10 л.│ │ │ — 75 │ │ │ │ │ │ │ │ │ средств │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ связи │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├─────┼──────────┼─────────────┼────────────┼──────┼──────┼──────────┼──────────┼────────┼───────────┼───────────┼──────┼─────┤ │ 12 │ 34/3-13 │Академия ФСИН│Методические│ 1 │ │ Петрову │ Сергеева │3\40-118│ акт N 4 │ │ │ │ │ │04.01.2005│ России │рекомендации│ │ │19.01.2005│10.10.2005│ │10.11.2005 │ │ │ │ │ │ │ г. Рязань │ по │ │ │ │ │ │ Сергеева │ │ │ │ │ │ │ │организации │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ служебной │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ подготовки │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └─────┴──────────┴─────────────┴────────────┴──────┴──────┴──────────┴──────────┴────────┴───────────┴───────────┴──────┴─────┘ Примечания:1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого рабочего дня.2.

Если приложение берется на инвентарный учет, то его инвентарный номер проставляется в графе 10.3. При отправке документа за его же входящим номером в графе «Примечание» проставляется номер реестра и дата отправки.4.

В графах 9 — 10 указываются номера экземпляров уничтоженных документов «ДСП».5. После заполнения всех граф и окончания журнала (тома журнала) ниже последнего зарегистрированного документа делается итоговая запись: «Последняя запись о регистрации произведена за вх.

N 500

«.6. Разрешается совместно с несекретными в журнале вести учет документов «

Для служебного пользования».

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

В журналы могут занести деловые бумаги, которые только находятся на стадии проектирования. На них подпись руководства ещё не стоит.

Для нумерации и заполнения журналов каждая компания может разрабатывать свою схему, которую посчитает наиболее удобной.

Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения: Алгоритм работы есть у и письма, которое руководство отправляет. Он состоит из нескольких этапов:

  • Отправка письма.
  • Помещение в дело оригинала письма, либо его визовой версии.
  • Подпись на проекте ставит генеральный директор. Или другой руководитель с соответствующими полномочиями.
  • Проект письма готовят исполнители.
  • Секретарь регистрирует бумаги. При электронном документообороте исполнители сами решают вопрос.
  • Согласуются бумаги только в случае необходимости

Это обязательный порядок действий, не допускающий нарушений. Письма не регистрируются, если руководители не поставили на них свои подписи.

  1. Материалы с рекламным содержанием.
  2. Коммерческие предложения.
  3. Прайс-листы.
  4. Приглашения на мероприятия.
  5. Поздравления.

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит. Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций.

Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы. Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках.

В каждой компании принимают собственную систему, согласно которым письма и получают номера.

Главное, чтобы этот набор цифр был уникальным. Каждое письмо должно иметь свой собственный, уникальный номер. Другие варианты оформления незаконны.

Письмо получает одно обозначение, даже если один и тот же его текст отправляется нескольким разным адресатам. Журнал регистрации исходящих документов – образец вы можете скачать И высокая квалификация не спасает от ошибок.

Как оформить журнал регистрации исходящих документов — образец для скачивания

» 22.06.2021 Каждый исходящий документ, создающийся на предприятии, должен проходить регистрацию в журнале для упрощения делопроизводства.

Учет производится путем присвоения документации уникального регистрационного номера и внесения информации в учетную регистрационную форму. Процесс должен входить в должностные обязанности определенных сотрудников или целых отделов.

Основные положения процесса регистрации установлены .

Нюансы проведения обсуждены в .

В этом документе закреплены основные положения процесса учета. Обязательные условия:

  • регистрация проводится централизованно;
  • документы регистрируются в порядке создания или поступления (в случае входящей/исходящей документации первыми ставят на учет объекты с пометкой о срочности);
  • осуществлять процесс должны делопроизводители, работники канцелярии, отдела кадров, секретари, желательно имеющие опыт по проведению аналогичных работ;
  • регистрационно-учетной формой могут служить журналы, карточки, файлы в системе электронного документооборота (СЭД);
  • определенный тип документации сортируется по категориям (для каждого создается своя форма – так, есть журналы исходящей, входящей документации, приказов, служебных записок и т.д.).

Рекомендуем: . Регистрировать нужно все документы, которые создаются на предприятии, в том числе предназначенных для последующего направления в другие организации, физическим или юридическим лицам.

Срочные письма с важными сведениями или предложениями должны отправляться внеочередно, поэтому их регистрация тоже может нарушать стандартный порядок. На практике часто встречающимися типами исходящих документов являются:

  • организационно-распорядительные (уставы, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции, руководства, порядки и пр.);
  • заявки;
  • планы работ и мероприятий;
  • договоры (сотрудничества, аренды, поставки) и акты (сверки, приема-передачи и др);
  • деловая корреспонденция (вся, кроме рекламной и нерабочей, но связанной с деловой этикой – например, благодарности, поздравления, соболезнования).

Стандартная процедура регистрации состоит из создания документа, направления его в службу делопроизводства, внесения номера в форму учета, прикрепления карточки или штампа с номером и датой, направления на рассмотрение руководству или отправки в другие подразделения/организации, фиксации контрольного срока исполнения и направления в отдел-исполнитель. В практике отечественного делопроизводства закрепилось использование бумажных журналов учета: они надежны, дешевы, могут утилизироваться и просты в заполнении.

Журнал можно купить в одной из типографий, изготовить самостоятельно (просто расчертив пустую тетрадь или альбом) или создать по нормативам, установленным локальными актами предприятия. Он должен фиксировать всю необходимую информацию об исходящем документе.

Минимальный «набор» реквизитов отражен в Инструкции Минтруда №16, которая уже была упомянута выше. Стандартный журнал состоит из двух частей:

  1. Титульного листа – на нем отображаются наименования организации (полное и сокращенное), ее организационно-правовой статус, коды деятельности, название самой формы («Журнал»), ФИО и должности сотрудников, ответственных за ведение.
  2. Основная часть – представлена в виде таблицы, состоящей из колонок (распишем их ниже).

Заполняется журнал от руки черными, синими, темно-голубыми или фиолетовым чернилами. Номера страниц тоже проставляются вручную.

Колонки таблицы имеют такие названия:

  • порядковый номер пункта;
  • дата регистрации;
  • наименование документа;
  • адресант;
  • краткое содержание;
  • кем подписан документ;
  • исполнитель;
  • отметка о направлении документа в дело;
  • сведения об отправке документа.

Когда журнал закончится, его нужно заверить (руководитель предприятия должен поставить личную подпись и печать), сшить с заверительным листком и направить в архив на хранение в течение 5 лет. Журнал может пригодиться во время различных расследований, судебных разбирательств, инспекций и экспертиз (государственных и общественных). . . Вся документация, создаваемая на предприятии, а затем направляемая в другие организации, должна проходить регистрацию по ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Приказу Минтруда от 04.02.2002 №16.

Осуществлять регистрацию могут секретари, работники канцелярии, кадровой службы и другие делопроизводители. Чаще всего сведения заносят в бумажный журнал регистрации, состоящий из титульного листа и табличной (основной) части.

После окончания журнал заверяется, подшивается и направляется в архив на 5 лет.

Журналы регистрации

Очистить Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок.

Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

  • Фиксация даты регистрации, от которой будет отсчитываться срок выполнения документа.
  • Упорядочивание справочных данных о документации.
  • Быстрый и простой поиск нужной бумаги.
  • Упорядочивание всей документации.

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера.

Последний включает в себя 12 символов.

Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге.

Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании.

Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами.

В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту. ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер?

Все зависит от конкретного документа, его формы. В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

  • По учету входящей корреспонденции.
  • По учету исходящей корреспонденции.
  • По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.
  • По учету соглашений.

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации.

При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно.

При этом следует пользоваться образцом. Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется.

Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени.

Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы. Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.

могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму.

Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.

Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот.

Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов.

Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.

Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

  • Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
  • Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
  • Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

  • 5043
  • 3728
  • 12001
  • 13306
  • 13169
  • 27594
  • 13903
  • 6773
  • 22315
  • 9556
  • 18524
  • 12487

EmeraldSoft

Оптимизирован программный интерфейс в режимах Журнал входящих/исходящих документов.

Увеличено быстродействие поиска и открытия регистрационной карточки входящих/исходящих документов. 6. Изменен внешний вид режимов программы Контроль за исполнением входящих документов и «Печать входящих/исходящих документов».

Внешний вид стал единообразным для всех основных оконных режимов, включающих такие элементы: панель управления, таблица данных, статусная строка. Панель управления также имеет схожие элементы поиска, выделения записей, поиска и отбора, функции и др.

Внешний вид режима Контроль за исполнением входящих документов: Внешний вид режима «Печать реестров входящих/исходящих документов»: 7. В режиме «Контроль за исполнением входящих документов» дополнительные сведения документа находятся в выпадающей панели, что позволяет отображать большее количество находящихся на контроле документов на экране монитора. 8 Обновлена таблица главного меню программы АС Электронный журнал корреспонденции с учетом удаления и добавления элементов меню (см.п.3).

Версия клиентской части программы 3.4.3 1. Исправлена ошибка фильтрации данных в стравочной системе.

2. Исправлена ошибка контекстного поиска внутри электронных копий документов в режиме «Электронные копии документов» (Ветка «Анализ»).» 3. Исправлена ошибка чтения параметра «Количество отображаемых записей в картотеке» (Меню «Вид -> Количество отображаемых записей в картотеке»). 4. Обновлены настройки по умолчанию системы поиска и отбора документов.

5. Обновлены сохраненные настройки системы поиска и отбора документов. 6. Обновлены параметры, необходимые для регистрации программы. 7. Открыт доступ к режиму «Сканирование документов» в регистрационной карточке входящего и исходящего документа (закладка «Электронные копии документа»).

8. В справочнике стандартных резолюций поле «содержание стандартной резолюции» увеличено до 512 символов.

Версия клиентской части программы 3.4.2 1.