Методики управления бизнес процессами

Управление бизнес-процессами — Business process management


(BPR) используется организациями для достижения эффективности и продуктивности на работе. Сформировался рынок использующего концепции управления бизнес-процессами для организации и автоматизации процессов. Недавнее объединение этого программного обеспечения из различных частей, таких как , , и Human Workflow, привело к появлению интегрированных пакетов управления бизнес-процессами.

, Inc распознает пространство пакета BPM через три разных аспекта:

  1. интеграционно-ориентированный BPM (Enterprise Service Bus)
  2. документ-ориентированный BPM (динамическое управление делами)
  3. человеко-ориентированный BPM

Однако автономные предложения, ориентированные на интеграцию и документацию, превратились в отдельные автономные рынки.

с использованием принципов «без кода» и «с минимальным кодом» становится все более распространенной особенностью платформ BPMS.

RAD позволяет предприятиям развертывать приложения быстрее и с меньшими затратами, а также предлагает улучшенное управление изменениями и версиями. Gartner отмечает, что по мере того, как предприятия внедряют эти системы, их бюджеты меньше зависят от обслуживания существующих систем и демонстрируют больше инвестиций в их рост и преобразование. Пример шаблона службы управления бизнес-процессами (BPM): этот шаблон показывает, как инструменты управления бизнес-процессами (BPM) могут использоваться для реализации бизнес-процессов посредством координации действий между людьми и системами.

Хотя шаги можно рассматривать как цикл, экономические или временные ограничения, вероятно, ограничат процесс лишь несколькими итерациями. Это часто случается, когда организация использует подход для достижения краткосрочных и среднесрочных целей, а не пытается трансформировать организационную культуру.

Настоящие итерации возможны только благодаря совместным усилиям участников процесса.

В большинстве организаций сложность требует наличия технологий (см. Ниже) для поддержки участников процесса в решении этих повседневных задач управления процессами.

Краткий путеводитель по методологиям и нотациям описания и моделирования бизнес-процессов.

Часть 1

Как я уже писала выше, единого верного способа моделирования нет, поэтому нужно правильно ставить цель моделирования и исходя из нее выбирать нужный способ реализации.

Т.е. выбор того или иного подхода к моделированию бизнес-процессов зависит от многих факторов, например, уровень моделирования, детальность моделирования, цель моделирования и т.п. А также следует учитывать, что на практике методы и нотации могут комбинироваться для достижения оптимального результата.

А также следует учитывать, что на практике методы и нотации могут комбинироваться для достижения оптимального результата. 1. СТРУКТУРНОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ Структурное моделирование – это область системного анализа и вид моделирования, который используется как средство исследования систем и может служить для их разработки.

Оно изучает структуру системы с точки зрения состава элементов и подсистем и отношений между ними (структура), а также с точки зрения свойств системы, которые позволяют достигать заданной цели (функции).

У него есть свои подвиды. 1.1. ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ Функциональное моделирование – это вид моделирования, который подразумевает описание процессов в виде взаимосвязанных, четко структурированных функций. Т.е. главный элемент – это функция (операция), а бизнес-процесс представляется в виде последовательности функций, преобразующих входы процесса в выходы с использованием определенных ресурсов.

Вид моделирования Метод Нотация Функциональное моделирование SADT IDEF0 DFD Гайна -Сарсона Gane / Sarson Йордана — Де МаркоYourdon / DeMarko WFD IDEF3 (PFDD) ARIS eEPC BPMN 1.2.

ИМИТАЦИОННОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ Имитационное моделирование (или моделирование проведения) – представление поведения системы во времени, описание поведения бизнес-процессов при различных внешних и внутренних условиях с анализом как динамических характеристик процессов, так и с распределением ресурсов.

Вид моделирования Метод Нотация Имитационное моделирование STD CPN (Цветные сети Петри) IDEF3 (OSTN) GPSS SIMAN 1.3.

ИНФОРМАЦИОННОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ Информационное моделирование дает представление объектов предметной области, их свойств и отношений между ними.

Инструменты моделирования и управления бизнес процессами

Схему можно нарисовать от руки на бумаге или любом графическом редакторе.Основные инструменты моделирования и управления бизнес процессамиСуществуют специальные программы для моделирования.

Внутри такого ПО можно совмещать в одной модели графики, текст, блок-схемы, использовать интерактивные элементы. Мы сделали подборку из 6 лучших инструментов для моделирования, которое проще всего внедрить и интегрировать.Visual ParadigmВ программе собрано все, что может понадобиться для описания бизнес-процессов: большое количество методологий, блок-схем, шаблонов, диаграмм, матриц.
Мы сделали подборку из 6 лучших инструментов для моделирования, которое проще всего внедрить и интегрировать.Visual ParadigmВ программе собрано все, что может понадобиться для описания бизнес-процессов: большое количество методологий, блок-схем, шаблонов, диаграмм, матриц. Интерфейс удобный, интуитивно понятный, среду можно настроить под себя.Здесь можно:

    связывать между собой разные модели, чтобы видеть полную картину системы бизнеса компании;программировать условия поведения каждого элемента;создавать и настраивать шаблоны документов;протестировать модель, чтобы увидеть недоработки и отладить модель;автоматизировать генерацию необходимых документов;выгрузить процесс в виде блок-схемы, графика, диаграммы;«вытащить» модель в виде программного кода, чтобы в дальнейшем его автоматизировать.

Есть версии под Windows и Mac OS.Недостатки: программа платная.BizAgi ModelerБесплатная программа, которую легко освоить новичкам и удобно использовать уже опытным проектировщикам.

Можно использоваться как самостоятельное приложение, а можно — в составе комплекса BizAgi Suite, в котором реализованы просто безграничные возможности моделирования вплоть до создания готового приложения, чтобы сотрудники могли управлять процессом.Интерфейс простой и понятный, ничего лишнего. Есть поддержка русского языка. Поддерживает нотацию BPMN как самую распространенную и удобную.Здесь можно:

    тестировать модели;автоматизировать создание документов;задавать параметры для каждого элемента отдельно;разрабатывать модели всей командой;выгружать процессы в графическом виде.

Недостатки:

Методы, правила и примеры оптимизации бизнес‑процессов

Менеджер процесса отвечает за выполнение данной операции.

Также нужно будет определить выходы и входы процесса. Процесс не зависит от , он может пересекать границы подразделений.

Предположим, фирма разрабатывает проект нефтехимического завода.

В нем задействованы разные подразделения — отдел строительства, электротехнический отдел, сантехнический отдел и т.д. Каждый отдел отвечает за свою часть.

Настраиваем Контур.CRM под процессы компании и помогаем внедрить систему в бизнес Нужно помнить о том, что при описании бизнес-процессов важно:

  1. отображать только нормальный ход процесса;
  2. удерживаться на выбранном уровне детализации.
  3. не мельчить, но и сильно не абстрагироваться, оптимальное количество шагов — 5-12, лучше 7;

Процессы разбивают на большее количество шагов для того, чтобы подробно описать все действия. Предположим, процессы должны происходить в удаленных филиалах компании.

Или процессы выполняются массово и на них набирают людей с минимальным опытом.

Для того, чтобы подробно описать бизнес-процесс конкретного шага, мы его сначала выбираем, затем рисуем блок-схему процесса.

Она не обязательно должна вписываться в стандарт, например, можно символически обозначать людей, предметы, оборудование. Затем делаем пошаговую презентацию, описываем процесс таблицей и текстом.

Можно также включить фотографии, снять видеоролик. Контроль выполнения бизнес-процессов должен быть выстроен оптимально, чтобы он не мешал работе, но и в то же время не давал упустить ситуацию. Я часто замечаю, что на предприятиях достаточно много начальников в расчете на одного исполнителя и каждый из них своим избыточным контролем раздражает работников.

Но чтобы понять, насколько правильно работники выполняют возложенные на них задачи, контроль тоже нужен.

Например, сами работники контролируют друг друга или руководитель подразделения.

Здесь важно не допустить перекоса в ту или иную сторону.

Главное — понятно описать все процессы.

Кризис — тот момент, когда наступает необходимость в оптимизации бизнес-процессов.

Методологии управления бизнес-процессами (bpm)

Улучшение бизнес-процесса может быть выражено в любом усилии изменить процесс.

BPI обычно узко сосредотачивается на определенном аспекте процессов и предполагает непрерывное повторение действий по их улучшению на протяжении всего жизненного цикла данных процессов. К методологиямсовершенствования бизнес-процессов можно отнести известные методологии: Шесть сигм (Six Sigma) и всеобщее управление качеством (Total Quality Management, TQM).

К методологиямсовершенствования бизнес-процессов можно отнести известные методологии: Шесть сигм (Six Sigma) и всеобщее управление качеством (Total Quality Management, TQM).

К методологиям совершенствования бизнес-процессов относится и основанное на системе Тойота (Toyota Production System, TPS) бережливое производство (Lean Production).

Много общего с бережливым производством имеет японская производственная концепция Кайдзен, нацеленная на непрерывное улучшение процессов и производство без потерь.

Иногда выделяется отдельно Lean Six Sigma ― продукт синтеза методологий Lean и Six Sigma [5]. Так же можно рассматривать стандартизацию, регламентацию бизнес-процессов в качестве совершенствования бизнес-процессов.

Во многих случаях результатом описания и оптимизации бизнес-процессов является именно введение регламентов, на основе которых внедряются новые правила осуществления операционной деятельности сотрудниками организации.

Чтобы регламенты процессов действительно работали, руководителям всех уровней необходимо постоянно контролировать исполнение требований данных регламентов и организовывать командную работу по оптимизации и последующей стандартизации процессов.

Регламенты являются только одной, но достаточно важной частью совершенствования бизнес-процессов. Бенчмаркинг является одной из методологий совершенствования бизнес-процессов.

В рамках этой методологии производится постоянное измерение и сравнение отдельно взятого бизнес-процесса с эталонным процессом организации, выбранной в качестве «ведущей», с целью сбора информации, которая поможет рассматриваемой организации определить цель своего совершенствования и провести конкретные мероприятия по улучшению работы организации [11]. Основными преимуществами этого метода являются быстрое осуществление совершенствования бизнес-процессов, а также относительно небольшие затраты и усилия, затрачиваемые на это [10].

BPM – это просто

Американский центр производительности и качества APQC выпустил . Знакомство с ним поможет понять, какие процессы бывают и насколько они охватывают деятельность компании. Подробнее о разных видах бизнес-процессов в коротком ролике: Для демонстрации утверждения о многократном повторении процессов представим все задачи в виде конвейера.

Заниматься оптимизацией разовой задачи не так выгодно.

Например, банку, скорее всего, не нужно автоматизировать процесс ремонта офисной мебели. Если, конечно, это на Сбербанк с десятью тысячами отделений, но тогда ремонт мебели – это и не разовая задача.

Благодаря тому, что процессов много, эффективность работы этого конвейера напрямую влияет на эффективность и конкурентоспособность всей компании. Взять, к примеру, процесс выдачи кредита.

Если конвейер задач работает плохо, на отдельных этапах банк будет тормозить.

В какой-то момент клиент просто скажет: «Мне надоело ждать!», — и уйдет к конкурентам. Что делать банку? Процессный подход утверждает, что путь должен быть таким:

  1. сократить промежутки между этапами;
  2. некоторые задачи решать параллельно;
  3. описать все процессы;
  4. автоматизировать рутинные и повторяющие задачи.
  5. оперативно перекидывать заявки между свободными менеджерами;

Обобщая – всячески повышать четкость и эффективность работы. Подробнее о процессах как о правилах предоставления сервиса и конвейере задач: Разобравшись с основами бизнес-процессов, нужно ответить на следующий вопрос: что делает BPM управленческой концепцией, а не просто теорией, рассказывающей о том, какие бывают процессы?

Управление бизнес-процессами – совершенно другое мировоззрение, которое в корне отличается от пока что чаще встречающегося и более простого функционального управления.

В чем же между ними разница? Управление бизнес-процессами в среде профессионалов — это достаточно конкретный термин, под которым понимается определенный перечень мероприятий.

Методология управления бизнес-процессами на предприятии

Технология непрерывного совершенствования основана на использовании предложений участников производства.

  1. К отрицательным качествам подхода относится отсутствие оперативности в принятии решений.
  2. Положительным моментом использования является возможность управления в текущем режиме. При этом нововведения не будут вызывать у сотрудников недовольства.

Этот метод характеризуется построением системы бизнес-процессов, которые направлены на удовлетворение потребностей клиентов, при этом исключается массовое производство. Подход наиболее эффективен в условиях сильной дифференциации спроса и предложения на рынке.

  1. К плюсам использования относится возможность проектирования разных процессов в зависимости от особенностей групп клиентов.
  2. Минусом является трудоёмкость подхода. При этом созданная модель не всегда может быть эффективной.

В основе метода лежит полная перепроектировка существующих процессов с отказом от установленных правил и шаблонов.

Реинжиниринг предусматривает кардинальную модернизацию системы предприятия.

  1. К сильным сторонам метода относится резкий скачок эффективности и производительности.
  2. Слабой стороной считается риск неудачи при создании новых процессов, высокая затратность проекта.

Отличается концентрационным характером улучшения процессов. Применяется, если работа компании в целом удовлетворительна, но имеется возможность улучшить существующие показатели.

При этом процессы анализируются, устраняются лишние и дублирующие функции, вводятся новые этапы цикла, действия автоматизируются и приводятся к определённым стандартам.

  1. Положительным моментом является совершенствование уже имеющегося процесса.
  2. Минусом считается построение новых функций на основе старой системы, которая может не быть достаточно эффективной.

Для управления данными процессами применяются специальные информационные системы. Они представляют собой программы для описания и моделирования этапов цикла компании.

Управление бизнес процессами

Четко сформулируйте результат, который вы ожидаете от данного процесса.

Что хотите получить на выходе. ЗАКАЗАТЬ РАЗРАБОТКУ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ И ВЫ МОЖЕТЕ, ПОЗВОНИВ ПО ТЕЛЕФОНУ: ИЛИ ЗАПОЛНИТЬ ФОРМУ НА САЙТЕ.

– это мероприятия, направленные на контроль, анализ и оптимизацию (совершенствование) стандартов работы в организации.

Важной частью управления бизнес процессом является его доработка и совершенствование. Для этого предприятия внедряют систему измерения результатов.

Вводятся показатели качества – стандарты выполнения бизнес процессов, которые отвечают за то, чтобы определенное действие совершалось в определенной последовательности и за определенный промежуток времени.

позволяет внедрить процессный подход в работу различных подразделений. После того, как бизнес процессы были описаны, необходимо организовать систему контроля и управления.

Управлением бизнес процессами в идеале должен заниматься отдельный специалист — Project Manager. Данный сотрудник имеет сферу ответственности, ограничивающуюся исключительно вашим производством, ведь управление БП подразумевает необходимость держать под контролем весь производственный цикл.

Управление БП не происходит, что называется по наитию.

Для этого существует целый комплекс инструментов, который включает и графики, и схемы работы и заполнение отчетов.

включает в себя: разработку новых стандартов работы и оптимизацию (совершенствование) существующих регламентов и процедур.

«Стандартизировать способ производства – значит выбрать лучший из способов и применить его.

Стандартизация бессмысленна, если она не стремится к совершенству» Генри Форд Для того, чтобы успешно вести свою деятельность в современном мире, компания должна быть гибкой и своевременно адаптироваться под реалии, окружающей ее среды – законы, финансы, спрос, конкуренты, запасы. Умело управлять и своевременно оптимизировать свои бизнес процессы, является ключевой компетенцией выживания в современных условиях.

Методы, применяемые в управлении бизнес-процессами Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Сильные стороны — проектирование деятельности предприятия в виде БП позволяет в последующем контролировать ход ее выполнения и управлять ею, причем дает возможность проектировать БП по-разному в зависимости от особенностей той или иной группы клиентов. Слабые стороны — сам процесс проектирования БП является довольно сложной и трудоемкой задачей, и не всегда та модель БП, которая была получена в результате инжиниринга, может быть внедрена на практике и быть эффективной.

Реинжиниринг. Метод, основанный на отказе от старых порядков, правил и методов при перепроектировании БП. Реинжиниринг, в понимании его родоначальников Майкла Хаммера и Джеймса Чампи, предполагает создание БП «с чистого листа». Второй подход (Томас Дэй-венпорт) появился в результате анализа критических замечаний в адрес метода «чистого листа» и предполагает предварительный анализ и описание существующих БП.

Классическое определение реинжиниринга БП дано М. Хаммером и Дж. Чампи:

«Фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения драматических усовершенствований в критических, современных показателях деятельности, таких как стоимость, качество, уровень обслуживания и скорость (оперативность)»

[4.

Р. 36]. «Фундаментальное переосмысление» — ответы на вопросы, «что делать, как и почему?»; «радикальное перепроектирование» — существенный характер изменений, глобальная перестройка; «драматические усовершенствования» — большой масштаб и драматический характер, поскольку несут ломку устоявшихся правил и норм; «критические показатели» означают важность, поскольку ошибки в управлении ими могут стать критическими; «современные показатели» — учет текущей ситуации [5. С. 62; 9. С. 103-104]. Среди основных методов реинжиниринга можно выделить: устранение излишних или длинных потоков работ, разрывов и «слепых мест» в БП; сокращение ресурсов, вовлеченных в БП; выполнение БП самим клиентом или поставщиком (вывод ключевых БП за пределы компании); встраивание в БП механизмов контроля; объединение нескольких работ в одну; упрощение работ.

Управление бизнес процессами

Любой цикл состоит из пяти фаз:

    Первая фаза — определение задач, когда разрабатываются модели «как есть сейчас» и «как должно быть в идеале».Вторая фаза — анализ, который помогает найти оптимальные методы, чтобы бизнес процессы улучшились и любой бизнес процесс: управление экономикой или персоналом, например, способствовал развитию компании, а не тормозил ее путь.Третья фаза — реализация изменений, когда на практике применяют выбранные способы улучшения.Четвертая фаза — мониторинг, где смотрят на определенные показатели.Пятая фаза — оптимизация, которая позволяет выявить «узкие места» в организации. В рамках этой фазы анализируют полученные данные от предыдущих фаз и сравнивают с желаемой моделью «как должно быть в идеале».

Оптимизация управления (совершенствование) бизнес процессов«Вовремя остановиться», — так звучит главное правило специалиста, который занимается оптимизацией.

Здесь важно четко анализировать стоимость и трудоемкость нововведений и посмотреть, какова будет выгода.

Если к оптимизации подойти разумно, то благодаря ей улучшится система управления бизнес процессами в целом, в том числе какой-либо отдельный бизнес процесс управления отделом или филиалом.Оптимизация действительно нужна, если есть необходимость сократить штат без ущерба качества производства, при уменьшении производственных мощностей, когда не дают дышать конкуренты или для совершенствования существующей системы труда.Схема бизнес процессаВыше мы уже говорили о том, что бизнес-процесс представляет собой определенную последовательность. Чтобы эту последовательность было удобнее анализировать, ее схематично отражают на бумаге или цифровом носителе. При проектировании схемы следует опираться на эти правила:Определите границы.

Допустим, «клиент оставил заявку в Инстаграм» будет началом, а «заказ передан курьеру» — желаемым результатом и завершением бизнес-процесса.Предположите, как может повести себя потребитель на пути к точке «Б».

Как эффективно управлять бизнес-процессами: 5 методов

Несколько дней подряд собирается совещание, где ставиться задачи оптимизации работы подразделений за 90 дней.

Формируется коллективная экспертная оценка того или иного предложения.

Из недостатков можно выделить локальность проводимых работ, не учитывающих взаимосвязи с другими цепочками операций. Бенчмаркинг – процесс сравнительного анализа бизнес-процессов эталонных организаций с имеющейся.

Таким образом определяются причины успеха и расхождения двух организационных структур.

Небольшие затраты времени и денежных средств – причина популярности этого метода.

Недостатком считается перенос ошибочных решений с «образца для подражания». Перепроектирование – применим для успешных бизнес-процессов, имеющих ряд изъянов в связи с изменением требований клиентской базы. Посредством имитационной модели можно спрогнозировать будущее развитие событий, снизить количество ошибок на 30-60%.

Инжиниринг – используется для новейших видов бизнеса. Эксперты не могут сказать однозначно, новый ли этот метод управления бизнес-процессами или симбиоз пары вышеперечисленных.

– глобальное проектирование новой системы управления, коррекция операций, наладка новых цепочек последовательности действий. Это не просто починка старого, а решительный отказ от морально устаревшего инструментария.

Главная цель коренных изменений – вывести организацию на более качественный уровень.

BPM – передовая разработка для моделирования, симуляции, выполнения, мониторинга и оптимизации бизнес-процессов. Затронем каждый пункт чуть подробнее: моделирование – все структурные компоненты организации представлены в виде графических объектов; симуляция – тестовый запуск с предварительно выбранным условием.