Надо ли регистрировать приказы

Надо ли регистрировать приказы

Согласование и регистрация приказов


В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида.

Сейчас не будем об этом подробно.

Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже.

Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях. База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге. Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

Вы можете принять за основу этот .doc Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах.

Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо. Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо.

В общем, существует маленький простор для маневра.

Конец краткого ликбеза на данную тему. Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях. Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 284 комментария © 2011-2019 .

Все права защищены MAXCACHE: 0.42MB/0.00035 sec

Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

  1. приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.
  2. приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
  3. те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня). Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками.

То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам. Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice.

Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета. Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги). Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет от 1С-WiseAdvice.

Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога Подписаться Поделиться статьей Наши лучшие статьи

  1. 26 января 2021
  2. 14 мая 2019
  3. 24 июня 2019
  4. 13 февраля 2019

Заказ обратного звонка Ваше имя Ваш телефон Удобное время звонка Через 30 минут В течение дня Утром с 9 до 12 Днем с 12 до 15 Вечером с 15 до 19 Что вас интересует?

Согласование и регистрация приказов

В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации.

Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно. Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов.

Если нравится, то назовите книга регистрации приказов.

В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях. База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия.

Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

Вы можете принять за основу этот .doc Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах.

Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо. Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а).

Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо.

В общем, существует маленький простор для маневра. Конец краткого ликбеза на данную тему.

Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях. Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 284 комментария © 2011-2019 . Все права защищены MAXCACHE: 0.49MB/0.00045 sec

Согласование и регистрация приказов

В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации.

Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно. Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде.

Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.

База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге. Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами.
Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами.

Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние. Вы можете принять за основу этот .doc Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом.

Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.

Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо.

В общем, существует маленький простор для маневра. Конец краткого ликбеза на данную тему. Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях.

Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 284 комментария © 2011-2019 . Все права защищены MAXCACHE: 0.47MB/0.00047 sec

Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

К примеру, это приказы о приеме на службу или увольнении.

  • По главному направлению деятельности.

    К примеру, это Положение об охране труда.

  • По административной работе.

    Это распоряжения по формированию охраны.

  • Все эти приказы должны быть пронумерованы. Рассмотрим схемы нумерации от самых простых до самых сложных:

    1. Простой вариант. Подходит для малых компаний с ограниченным документооборотом. Бумаге присваивается числовой код. Если требуется, можно добавлять к нему буквенное обозначение. Нумерация выполняется от цифры 1. Исчисление будет вестись до конца года. С первого дня нового года нумерация вновь ведется с единицы. Цифра будет обозначать порядок поступления бумаги, а буква – содержание приказа, его вид. Между двумя этими символами, как правило, не ставится разделительный знак.
    2. Сложный вариант. Актуален для больших предприятий, где ведется обширный документооборот. Обозначения в данном случае могут указывать на группу распоряжений, сроки их хранения. Шифр может обозначать подразделение, к которому относится документ. Для создания шифра нужно использовать несколько букв.
    3. Усложненный вариант. Подразумевает сквозную нумерацию. Документы подразделяются на различные группы. Буква будет указывать на группу, к которой принадлежит бумага.

    Простое обозначение предполагает одну букву и одну цифру, усложненное – целый шифр.

    Порядок присвоения обозначений распоряжениям не оговорен в законодательных актах. А потому следует вести журналы для регистрации документации. Регистрация приказов представляет собой копирование реквизитов с бумаги и фиксацию их в специальной форме.

    В журнале обязательно должны прописываться номера распоряжений.

    Количество журналов может быть различным. Это или один экземпляр на все формы распоряжений, или несколько книг для отдельных групп приказов. Рекомендован именно последний вариант.

    К примеру, в одном журнале содержатся приказы по главному направлению деятельности, в другом – распоряжения по персоналу.

    Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

    Согласно ст.

    71 ТК РФ увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня; об истечении срока трудового договора. В соответствии со ст. 79 ТК РФ работодателю необходимо предупредить работника об истечении срока трудового договора в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения; о ежегодных оплачиваемых отпусках.

    Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

    Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением. Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.).

    Организация сама решает, какие журналы ей необходимо вести, исходя из своих особенностей и потребностей. Прежде чем приступить к изготовлению обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф, а горизонтальное расположение используется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.

    Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности. Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4.

    На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги).

    Как вести журнал регистрации приказов по личному составу

    На картинке образец реестра приказов по личному составу, заполненный в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.

    Исправление ошибочных записей при регистрации выполняется в соответствии с правилами делопроизводства:

    1. неверную запись зачеркивают одной линией, рядом вписывают верную либо фиксируют факт исправлений в графе «примечание».
    2. ошибки не удаляют и не подчищают с помощью корректирующих средств;

    Если журнал регистрации ведется в электронном варианте, компьютерный файл с регистрационной таблицей защищают от несанкционированного доступа и правок. В остальном требования к журналу приказов аналогичны предусмотренным для бумажного формата.

    Эксперты КонсультантПлюс разобрали, . Используйте эти инструкции бесплатно. Регистрация кадровых документов ведется с начала деятельности.

    Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено, новый регистр заводится, когда в предыдущем заканчивается место для записей.

    Закрытая книга передается в архив. Нормативный срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу регулируется . Срок хранения, лет Вид приказов 50/75 О приеме, увольнении, перемещении, переводе, совмещении, ротации, совместительстве, оплате, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов, классных чинов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы 50/75 Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда 5 О ежегодных отпусках, учебных, дежурствах, не связанных с основной деятельностью 5 О направлении в командировку 5 О служебных проверках 3 О взысканиях дисциплинарных 75 лет хранятся приказы, законченные делопроизводством до 01.01.2003.

    Законченные после этой даты — 50. Электронный журнал регистрации распечатывают с соблюдением всех требований, а также важны:

    1. читаемость и сохранность данных;
    2. качественная четкая печать на хорошей бумаге.

    Журнал регистрации приказов по основной деятельности

    Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.

  • Краткое содержание регистрируемого документа.

    Достаточно одного-двух предложений.

  • ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).
  • Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец.

    У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку.

    Это вопрос удобства. Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке.

    Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация. В электронном виде этот журнал вести можно.

    Однако здесь есть нюансы:

    1. Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
    2. Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.

    Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.

    Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.

    Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.

    В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.

    Регистрация документов в вопросах и ответах

    Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки).

    Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.

    Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа.

    Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота. Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?

    Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения.

    Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет.

    Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде.

    Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется. Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте? Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.
    Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.

    Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно.

    Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.

    Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране

    Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

    18496 Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

    • Бланк и образец
    • Бесплатная загрузка
    • Онлайн просмотр
    • Проверено экспертом

    ФАЙЛЫ Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

    Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

    • трудоустройстве,
    • сокращении,
    • отпуске,
    • материальном поощрении,
    • дисциплинарном взыскании,
    • дежурствах,
    • переводе на другую должность и т.д.

    На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

    Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

    Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними. Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

    При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений. Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д.

    Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия. При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал. Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е.

    того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

    В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы. Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу.

    При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений.

    К ним относятся:

    • наименование предприятия;
    • дата открытия журнала, дата его окончания;
    • должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
    • срок хранения документа.

    Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

    • порядковый номер приказа, дату его выпуска;
    • номер документа, его вид, содержание;
    • ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
    • основание для выпуска распоряжения.

    При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

    Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно.

    Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия. ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо. Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

    Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица. Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

    Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия.

    После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается .

    Журнал регистрации приказов

    Последние изменения: Январь 2021Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами.

    Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

    Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

    Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

    Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.

    Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов.

    В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

    • приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
    • прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
    • оплата труда, доплаты и премирование;
    • отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
    • длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

    В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

    • ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
    • кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
    • дисциплинарные взыскания.

    Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

    • изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
    • утверждения обновления штатного расписания;
    • назначения работников на руководящие посты;
    • сокращение численности.

    по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга. Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

    Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

    • на титульной странице;
    • на последнем листе;
    • в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

    Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение. Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены.

    В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

    Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно?

    Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

    Скачайте

    (24,5 KiB, 3 858 hits) (33,5 KiB, 2 297 hits) (36,5 KiB, 3 836 hits) (37,0 KiB, 4 300 hits)

    Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

    1. Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
    2. Название распорядительного документа.
    3. Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
    4. Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
      • отпуска;
      • приём или увольнение;
      • внесение изменения в штатное расписание;
      • перевод на другую должность;
      • назначение совмещения.
    1. Информация о сотруднике – виновнике составления.
    2. Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

    Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

    © 2021 zakon-dostupno.ru

      Похожие записи

    Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

    К примеру, приказы по личному составу дополнительно разбиваются на приказы по приему на работу (ПрР), увольнение (Ув), переводу на другую должность (Пер) и пр.

    Для дополнительной оптимизации документооборота некоторые предприятия нумерую приказы в соответствии с датой регистрации (дата приказа по основной деятельности – 14.07.17, приказ пронумерован 140717 – ОД). Несмотря на то, что в данном случае нарушается принцип сквозной нумерации, данный механизм присвоения номеров не противоречит действующему законодательству и может быть использован в случае, если порядок закреплен во внутренних нормативных документах компании.

    Пример №1. ООО «Бланк» имеет небольшой штат сотрудников и использует общую систему нумерации и индексации приказов:

    1. индексация по видам документов (ОД, ЛС, АХД).
    2. сквозная нумерация в соответствии с хронологией издания приказов;

    Во 2-м полугодии 2017 «Бланком» изданы следующие приказы:

    • 07.17 по приказу №16-АХД назначены сотрудники, ответственные за подключение торговой точки к городской теплосети.
    • 07.17 согласно приказу в штат ООО «Бланк» принят экономист.