Сопроводительное письмо перечень документов образец

Сопроводительное письмо о направлении документов: как оформить, бланк


Если послание исполнено на бланке, вписывать их повторно не нужно, но если использован чистый лист, данные необходимо внести;

  • данные адресата;
  • реквизиты послания: дата и исходящий номер;
  • обращение и вводная часть;
  • опись передаваемых бумаг;
  • заключительная часть;
  • должность и Ф.И.О. подписанта и сама подпись;
  • информация об исполнителе.
  • По желанию отправителя послание скрепляется печатью организации.

    Она не является обязательным требованием. Содержание сопровода различно в зависимости от ситуации.

    Вот пошаговая инструкция, как составить образец сопроводительного письма к документам: Шаг 1.

    Написать шапку послания, где изложить техническую информацию: от кого и кому оно направлено.

    Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый …» или «Уважаемая…».

    Затем следует имя и отчество адресата.

    Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.

    Шаг 3. Написать вводную часть.

    Ее задача — предварить перечень передаваемых единиц: Шаг 4. Составить опись. В ней указываем:

    1. ее наименование и реквизиты;
    2. номер бумаги по порядку в перечне;
    3. количество экземпляров;
    4. количество листов;
    5. допускается указать форму: оригинал, копия, нотариальная копия — при необходимости.

    Шаг 5. Составить заключительную часть.

    В ней необходимо отразить действия, которые ожидает отправитель, например:

    1. приобщить к материалам дела;
    2. рассмотреть в установленном порядке.
    3. подписать и возвратить отправителю;

    Шаг 6. Указать подписанта и подписать послание.

    Исполнитель указывается внизу листа. Помимо Ф.И.О., необходимо написать телефон, по которому получатель при необходимости обратится за разъяснениями.

    ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» ООО «Идеальный контрагент» № 124 от 28 октября 2020 г. Уважаемый Петр Петрович! Мнение эксперта Михайлов Игорь Константинович Консультант в области права с 10-летним стажем.

    Примеры написания сопроводительного письма к документам — образцы для налоговой, ФСС, суда

    » » Автор Ольга Подзорова, эксперт сайта 11.06.2021 Отправляя документы в различные структуры и организации, прикладывается сопроводительное письмо, которое поясняет перечень документации, их назначение, а также подтверждает факт и дату отправки. В статье представлены образцы оформления данного бланка при отправке документации, а также даны рекомендации по их правильному оформлению.

    Сопроводительные письма обычно прилагаются к документам, пересылаемым в порядке деловой переписки. Его прикладывают к набору бумаг, направляемых партнерам, контрагентам или в официальные органы власти.

    В большинстве случаев сопроводительное письмо вовсе не является обязательным элементом корреспонденции. Однако на практике оно достаточно часто используется.

    При этом общеобязательные шаблоны для составления отсутствуют. Сопроводительный текст, которое прикрепляется к пакету документов, часто выполняет несколько функций одновременно:

    1. Отражает перечень бумаг, входящих в состав пакета документов. Иными словами, оно может использоваться как опись вложений к отправлению.
    2. Раскрывает целевое назначение высланных бумаг. Разъясняет, с какой целью бланки были отправлены адресату. Рассматривается как пояснительная записка.
    3. Позволяет зафиксировать точную дату отправки пакета документации. Это бывает существенно, если договором или нормативно-правовым актом регламентируется срок передачи бумаг конкретному адресату (при этом данный срок соответствует дню отправки).
    4. Позволяет зафиксировать и подтвердить факт и точную дату получения пакета документов конкретным адресатом. Данная задача выполняется, если бумаги передаются получателю под роспись.
    5. Демонстрирует вежливое, уважительное отношение к адресату, так как считается признаком хорошего тона.

    Практика использования сопроводительных писем подразумевается обычаями делового оборота, но при этом не является необходимым условием переписки, осуществляемой организацией с внешними или внутренними субъектами.

    Данное письмо может прикрепляться к самым разным документам, отправляемым компанией: коммерческие предложения, договоры и приложения к ним, первичные документы бухучета, прайс-листы, счета к оплате, налоговая и иная отчетность, всевозможные акты, прочие бумаги. Бывают и такие ситуации, когда наличие сопроводительного текста считается необходимым. Типичный пример подобных обстоятельств – отправка деловых бумаг в налоговую службу:

    1. Отправка зачастую является ответом на письменное требование налоговой службы. В сопроводительном письме необходимо упомянуть реквизиты этого требования, чтобы документации попал к нужному инспектору.
    2. Список вложений считается обязательным атрибутом. Без данной описи, содержащей перечень бумаг и их общее количество, налоговая служба может вообще не принять документы.
    3. Письмо рекомендуется составить в двух одинаковых экземплярах. Первый экземпляр отдается адресату – налоговой службе. Второй экземпляр возвращается отправителю с надлежащей отметкой о получении (приеме). Такая отметка поможет доказать, что отправитель должным образом отреагировал на требование, выдвинутое госорганом.
    4. При необходимости на сопроводительном письме можно зафиксировать пояснения, затребованные налоговой службой при приеме документации.

    Сопроводительное письмо считается удобным инструментом коммуникаций, поскольку оно позволяет реализовать интересы отправителя документов.

    Имеет полезные особенности:

    1. Используется как опись вложений.
    2. Фиксируется отправителем в журнале учета исходящей документации (регистрируется дата/способ отправки).
    3. Фиксируется получателем в журнале учета входящей корреспонденции. Указывается регистрационный номер, дата получения и ответственное лицо, которому предстоит обрабатывать принятый пакет бумаг. Это позволяет отследить движение документации у их получателя.

    Рекомендуем: Образцы писем, оформляемых организациями:

    • ;
    • .

    Советы по составлению сопроводительных писем в организации:

    1. Разработать и применять единый шаблон.
    2. Ввести и соблюдать правила написания.
    3. Уделять внимание отсутствию ошибок.
    4. Фиксировать письма в журнале учета отправленных документов. Этим должен заниматься ответственный специалист (например, секретарь).
    5. Составлять в двух одинаковых экземплярах. Отправляя лично, курьером или почтой, оставлять один экземпляр у себя с надлежащей отметкой от получателя, курьерской распиской или, соответственно, квитанцией из почты.

    Рекомендованная структура сопроводительного текста выглядит так:

    1. Сведения о получателе (наименование организации, ФИО и занимаемая должность физлица, коды, адрес, контакты).
    2. Сведения об отправителе (название организации, ФИО и занимаемая должность физлица, идентифицирующие коды, адрес, контакты).
    3. Обращение к адресату (его представителю) в уважительной, уместной форме.
    4. Основная текстовая часть.

      Здесь перечисляются отправленные бумаги с кратким описанием каждой (при этом указываются цели отправки), а также любые дополнительные сведения, пояснения, уточнения.

    5. Расшифрованная подпись директора или иного лица, уполномоченного отправителем.

    В компании сопроводительное письмо составляется либо делопроизводителем (помощником руководителя или, как вариант, секретарем), либо сотрудником, сформировавшим соответствующий пакет документации для его последующей отправки (например, бухгалтер, который формирует отчетность для налоговой службы, оформляет и прикрепляет к отчетности сопроводительное письмо). Подписывает директор организации или иное лицо, получившее от директора надлежащие полномочия.

    Скачать примеры сопроводительного письма к документам при их отправке:

    • .

    Сопроводительное письмо к документам

    Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например:

    «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта»

    .

    Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

    1. отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
    2. отмечают количество экземпляров документа;
    3. название документа нужно писать полное;

    Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

    • Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
    • Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
    • Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
    • Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.

    Общество с ограниченной ответственностью «Запад» Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000 ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667 Генеральному директору ООО «Север» Алексееву Петру Петровичу 610000, г.

    Киров, ул. Партизанская, д. 5А тел.

    89012345678 Исх.

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам?

    Бланк содержит реквизиты компании, полный почтовый адрес и прочую контактную информацию.

    Требования к оформлению документа отсутствуют, но при написании письма всегда придерживайтесь правил деловой переписки, избегайте двусмысленности.
    Несмотря на то, что документ не несет в себе смысловой нагрузки, он выполняет несколько важных функций:

    1. Включает инструкцию по обращению с договорами;
    2. Дает возможность определить срок исполнения, так как содержит регистрационные данные.
    3. Подтверждает отправку;
    4. Позволяет перечислить все приложения и документацию;

    Содержание сопроводительного письма должно быть кратким, лаконичным и без двусмысленности.

    Необходимо четко обозначить, что вы отправляете, для чего, каков список документов и что с ними делать.
    Текст можно разделить на 2 части:

    1. Просьба вовремя написать ответ (согласовать, ознакомиться и т.п.).
    2. Сообщение об отправке документов;

    Послание содержит сведения о получателе и отправителе. Текст обычно начинается со слов: «Отправляем вам…», либо «Высылаем Вам».

    Далее следует обобщенное наименование документов, к которым вы приложили сопровождение.

    В следующей фразе обозначена цель:

    1. Ознакомление;
    2. Подписание;
    3. Заполнение.

    Название всех документов обозначается в другом разделе.

    Вы можете проинструктировать получателя, какие действия необходимо предпринять и в какие сроки.
    Используются фразы, которые начинаются со слова «прошу»:

    1. Согласовать, написать комментарии или составить протокол разногласий и т.п.
    2. Обеспечить конфиденциальность информации;
    3. Подписать в установленный срок;
    4. Подтвердить получение письма;

    Главная отметка касается наличия приложений. Документы не просто перечисляются, необходимо указать количество страниц и приложений, а также число экземпляров.

    Сопроводительное письмо теряет смысл при отсутствии этой информации. Большое количество приложений оформляется на отдельном листе, который может называться «Опись приложений к письму №_____ от _________.» Наличие описи должно найти отражение в тексте письма.

    Сопроводительное письмо к декларации по СОУТ

    7305 Если организация отправляет в трудинспекцию декларацию по СОУТ и другие данные, то к пакету документов прилагают сопроводительное письмо.

    Оно выполняет несколько функций. Расскажем о них в статье, а также о том, как составить такое письмо.

    • Бланк и образец
    • Бесплатная загрузка
    • Онлайн просмотр
    • Проверено экспертом

    ФАЙЛЫ До конца 2021 года руководство организаций должно было провести спецоценку условий труда на рабочих местах.

    По итогам нужно было подать в Инспекцию по труду декларацию по СОУТ.

    Ее действие длится 5 лет с даты утверждения отчета о спецоценке, далее срок продлевается. Иногда работодателям нужно провести внеплановую спецоценку.

    Например, если сотрудником трудинспекции выявлены нарушения норм охраны труда в отношении работника или его рабочего места, произошел несчастный случай с сотрудником на этом рабочем месте или у человека обнаружено профзаболевание, которое развилось под воздействием вредных и опасных факторов. В этих ситуациях проводится внеплановая спецоценка, по ее итогам в случае признания условий труда оптимальными или допустимыми нужно подать в ведомство новую декларацию. Важно! Данная сфера регулируется ФЗ №426 от 28.12.2013 г., ФЗ №136 от 01.05.2016 г.

    и Приказом Минтруда РФ от 07.02.2014 г. №80. Сопроводительное письмо — необязательный документ, но часто его прикладывают для решения таких задач:

    1. Письмо оповещает трудинспекцию, что им отправлена декларация.
    2. Письмо содержит перечень документов, которые были отправлены с самой декларацией. Если представитель организации передает документы лично, то один экземпляр письма сотрудник ведомства оставляет себе, а на втором ставит отметку о получении документов. Этот экземпляр будет подтверждением получения декларации.

    Такое письмо не имеет унифицированной формы. Его организация должна составить самостоятельно, использовав стандартную структуру сопроводительного письма.

    В тексте не должно быть ошибок, разговорных слов и выражений. В шапке письма должны быть следующие данные:

    1. Полное наименование организации, ее адрес, ИНН, КПП, ОГРН, номер телефона. Если письмо оформляется на фирменном бланке, то эти сведения автоматически будут вставлены в шапку письма.
    2. Наименование адресата. Здесь указывают полностью название инспекции по труду в своем городе, пишут ее адрес.
    3. Номер, под которым было зарегистрировано письмо в журнале исходящей документации организации.
    4. Дата составления письма.
    5. Наименование документа — «Сопроводительное письмо».

    Далее начинается основная часть.

    В тексте должны быть такие сведения:

    1. Ссылка на законодательные акты. В данном случае это ФЗ №426 от 28.12.2013 г., ФЗ №136 от 01.05.2016 г. и Приказ Минтруда РФ от 07.02.2014 г. №80.
    2. Указание на отправку декларации СОУТ.
    3. Реквизиты заключения эксперта, на которое компания опирается в декларации.

    После основного текста указывают список прилагаемых документов. Это декларация СОУТ, заключение эксперта, сведения об организации, проводящей СОУТ, копию титульного листа отчета о проведении СОУТ. У каждого документа надо указать количество листов.

    В конце ставит подпись руководитель организации или его представитель. Общество с ограниченной ответственностью «Гамма» (ООО «Гамма») ИНН 5612233446/КПП 223344556/ОГРН 1122334455667789 610000, г.

    Киров, ул. Грибоедова, д. 123, тел.

    456-23-98 В Государственную инспекцию труда в Кировской области 610000, г. Киров, ул. Сурикова, д. 9 Исх. №34 от «24» ноября 2019 года Сопроводительное письмо В соответствии с ФЗ от 28.12.2013 г.

    №426-ФЗ, ФЗ от 01.05.2016 г. №136-ФЗ и Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ №80н от 07.02.2014 г. направляем вам декларацию соответствия условий охраны труда государственным нормативным требованиям охраны труда, подготовленную на основании заключения эксперта компании, проводящей СОУТ, №4567-С от 20 ноября 2019 года. Приложения:

    1. Декларация СОУТ на 6 л.
    2. Копия заключения эксперта компании №4567-С от 20 ноября 2019 года на 10 л.
    3. Копия титульного листа «Отчета о проведении специальной оценки условий труда» на 1 л.
    4. Сведения о компании, проводящей СОУТ, на 2 л.

    Генеральный директор: Рассомахин / А.Р.

    Рассомахин

    Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

    Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции.

    При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента.

    При этом желательно полностью указывать реквизиты.

    В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета. Например:

    • Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.
    • Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.

    Итого 2 документа на 13 листах.

    Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных. Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

    Об авторе статьи Камалова Марина Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Если работник не согласен с увольнением, считает, что его права нарушены, он может обратиться в суд для восстановления на работе.

    Разберемся, как работнику составить судебный иск, и как — в случае положительного решения — работодателю восстановить его на работе. 15 октября 2019 Приказ о восстановлении на работе составляет кадровик предприятия в произвольной форме. Разберемся, как составить такой документ, и приведем образец грамотного заполнения для бюджетной организации.

    14 января 2019 Разберемся, зачем нужно сопроводительное письмо о направлении договора на подписание и как правильно его составить. 13 января 2019 Справка о заработной плате — это документ, который подтверждает уровень дохода трудящегося гражданина.

    Довольно часто сотрудники обращаются в бухгалтерию за такой бумагой. Разберемся, какие бланки использовать бюджетной организации и составим образец справки о среднем заработке.

    Soprovoditelnoe-Pismo.ru

    от…

  • Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
  • Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.
  • Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен. Все следующие предложения должны раскрывать тему письма.

    А это значит, что в текст включается:

    1. сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.
    2. информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
    3. действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;

    Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

    1. наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
    2. чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

    В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации. Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

    В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю.

    Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

    Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

    Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

    Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

    Например, перечень может выглядеть следующим образом. Приложения:

    • Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.
    • Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.

    Теперь осталось подписать сообщение. Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

    Оформляем сопроводительное письмо для передачи документов

    Указать подписавшее письмо лицо и поставить его подпись.

    Исполнитель указывается внизу листа. Помимо фамилии, имени и отчества необходимо написать телефон, по которому получатель при необходимости обратится за разъяснениями.

    Вот приблизительный пример сопроводительного письма к документам в текстовой форме. ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» ИНН 1234567890 КПП 121001001 000000, Россия, г. Санкт-Петербург, ул. Идеальная, д.

    1; тел. (812) 123-45-67 Генеральному директору ООО «Идеальный контрагент» Петрову П.П.

    №124 от 28 октября 2020 г. Уважаемый Петр Петрович!

    В ответ на Ваше письмо от 24.10.2020 №987 (Вх. №365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта №123 от 29.06.2020, подписанных с нашей стороны. Приложение:

    • Акт оказанных услуг №1 от 23.10.2020 в 1 экз. на 2 листах.
    • Отчет об оказании услуг б/н от 23.10.2020 в 1 экз. на 7 листах.

    ИТОГО: 2 экз.

    на 9 листах. Директор ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» _____________/Иванов И.И. Исп. Сидорова С.С. (812) 111 22 33 Об авторе этой статьи Полина ГольцоваЮрист Моя первоначальная специальность — юрист, юрисконсульт.

    Первые два года практической деятельности работала в общем юридическом отделе организации, где занималась всесторонним правовым сопровождением деятельности работодателя.

    Однако с 2013 года основным направлением моей практической деятельности стали госзакупки. Я работала в контрактных службах нескольких крупных бюджетных учреждений федерального и регионального уровня и коммерческой организации, деятельность которой связана с госзакупками. Занималась юридическим сопровождением госзакупок, договорной и претензионной работой, представляла интересы работодателей в арбитражных судах и УФАС.

    Последние три года занимаюсь созданием юридического контента, пишу популярные статьи по актуальным вопросам правоприменения для нескольких информационных порталов.

    Другие публикации автора

    1. 2021.08.23Документы заказчикаИнструкция по оформлению приказа

    Как пишется сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

    Москве от Общества с ограниченной ответственностью «PPT.ru» ИНН 1234567890, КПП 121001001 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1 Тел. +7 (495) 123-45-67 25.06.2020 № 207/2020 на № 123/20-Т от 08.06.2020 Сопроводительное письмо Общество с ограниченной ответственностью «PPT.ru» в ответ на требование ИФНС России № 27 по г.

    Москве от 08.06.2020 № 123/20-Т направляет следующие документы: № Наименование документа Количество листов 1 Договор подряда № 12-C/2019 от 17.12.2019 (копия) 6 2 Акт о приемке выполненных работ № 1 от 30.03.2020 к договору подряда № 12-C/2019 от 17.12.2019 (копия) 2 3 Счет-фактура от 05.03.2020 № 45 (копия) 1 4 Счет-фактура от 16.03.2020 № 60 (копия) 1 5 Счет-фактура от 19.03.2020 № 64 (копия) 1 6 Счет-фактура от 23.03.2020 № 67 (копия) 1 7 Счет-фактура от 25.03.2020 № 71 (копия) 1 8 Счет-фактура от 27.03.2020 № 86 (копия) 1 Общее количество листов документов 14 Приложение: Копии документов, предоставляемых по требованию от 08.06.2020 № 123/20-Т, на 14 листах.

    Генеральный директор ООО «PPT.ru» Петров /П.П. Петров/ Текст послания составляется в зависимости от того, с какой целью оно готовится.

    Например, если в нем содержится опись документов, рекомендуется начать его с фраз: «По вашему запросу направляем …», «Направляем в ваш адрес…» и т. п. Если обращение направляют конкретному сотруднику налоговой службы, слова «Вам», «Вашему» пишутся с заглавной буквы. Если направляется уточненная декларация, то в послании стоит пояснить причину уточнений.

    Например, ошибка в расчетах. В ответе на запросы о пояснении каких-либо спорных моментов, выявленных в ходе камеральной проверки, стоит доходчиво, но кратко дать ответы на вопросы, заданные налоговиками. Сопровождение составляют в бумажном или электронном виде. В электронном формате послания обычно направляют вместе с остальной документацией по ТКС.

    В обязательном порядке это надо делать с пояснениями по НДС.

    Примеры сопроводительных писем к резюме

    Плоды такого подхода чаще всего содержат:

    1. общие слова, штампы, канцеляризмы.
    2. льстивые лозунги в честь компании-работодателя;
    3. дублирование информации из резюме;
    4. самовосхваление без конкретных доказательств;

    В идеале сопроводительное письмо должно ответить рекрутеру на три важных вопроса, которые и побудят его ознакомится с резюме или принять решение в пользу грамотного специалиста.

    • «Зачем вы мне?» Польза должна быть обоюдной, тогда интересы обеих сторон будут совпадать. На этот вопрос и нужно пролить долю света.
    • «Кто пишет?» Письмо даст читающему первичное представление о личности нанимаемого, что невозможно из «сухих» данных резюме.
    • «Зачем я вам?» Необходимо показать компании ее пользу от «приобретения» такого специалиста, как автор резюме.

    Сопроводительное письмо – это деловой документ, следовательно, он подчиняется основным требованиям к бизнес-переписке. Опыт многих лет практики выработал содержание, являющееся оптимальным для этого вида информации.

    • указать, откуда вам стало известно о вакансии (не обязательно, если вы пишете через портал рекрутинга);
    • приведите ваш опыт, не значащийся в резюме, но перспективный для именно этой вакансии;
    • упомянуть должность, на которую рассчитывает соискатель;
    • Приветствие. Безличные документы всегда проигрывают персонализированным. Если неизвестно имя человека, к которому нужно обратиться, используйте обращение к сотрудникам конкретного подразделения. В начале поставьте универсальное «Уважаемый.», в английском варианте «Dear.». Вполне приемлемы приветствия «Добрый день, (имя)», «Здравствуйте, (имя или должность)». Остерегайтесь неформальных обращений.
    • объяснить, почему она привлекательна для вас (новые задачи, самореализация, интересный конечный продукт, и т.п.), не рекомендуется тут акцентировать внимание на ваших амбициях;
    • Основная часть. В ней должны содержаться короткие ответы на три вопроса, приведенные выше. Эффективна будет следующая информация:
      • указать, откуда вам стало известно о вакансии (не обязательно, если вы пишете через портал рекрутинга);
      • упомянуть должность, на которую рассчитывает соискатель;
      • объяснить, почему она привлекательна для вас (новые задачи, самореализация, интересный конечный продукт, и т.п.), не рекомендуется тут акцентировать внимание на ваших амбициях;
      • приведите ваш опыт, не значащийся в резюме, но перспективный для именно этой вакансии;

    Сопроводительное письмо к договору

    3561 Организации могут обмениваться друг с другом различной документацией для подписания, в том числе и договорами.

    В этом случае принято вместе с бумагами прикладывать сопроводительное письмо. В нем указывают, какие документы были отправлены и какие действия с ними компания ожидает от получателя.

    Разберемся, как составить сопроводительное письмо к договору.

    • Бланк и образец
    • Бесплатная загрузка
    • Онлайн просмотр
    • Проверено экспертом

    ФАЙЛЫ Обязательство по прикладыванию к документации сопроводительных писем нигде не прописано. Однако компаниями это часто практикуется для избежания недопонимания.

    Функции такого письма:

    1. Опись пересылаемых бумаг. Обязательно отмечают количество экземпляров и листов документов.
    2. Подтверждение факта отправки важных документов.
    3. Указания к действию для получателя. Например: подтвердить получение, подписать и вернуть один экземпляр.
    4. Напоминание о сроках исполнения действий.

    Письмо должно иметь исходящий номер. Документ рекомендуют составлять в двух экземплярах, один из которых компания-отправитель должна оставить себе.

    Ставить печать на письме не обязательно, за исключением тех случаев, когда стороны договорились об этом. Сопроводительное письмо с документами можно передать через курьера, лично, по почте либо с помощью систем электронного документооборота.

    Получатель письма, если оно отправлено по почте, должен зарегистрировать его в журнале входящей корреспонденции, проверить комплектность, передать для подписания руководству, а затем отправить компании-отправителю. Если документы переданы лично или курьером, то получатель должен поставить отметку о получении на втором экземпляре сопроводительного письма и вернуть его.

    Это делается для подтверждения получения бумаг. Законодательно закрепленного бланка такого документа нет, поэтому составить его можно в свободной форме, учитывая структуру деловых писем.

    Не нужно писать слишком длинный текст. Получатель должен потратить на чтение от 30 секунд до минуты, чтобы вникнуть в суть письма и передать его в необходимое подразделение. Текст должен быть написан с использованием официально-делового стиля, без орфографических и любых других ошибок.

    Письмо оформляют на фирменном бланке организации.

    Что требуется указать в письме:

    1. Наименование и реквизиты компании, отправляющей договор. Указывают полное название, ИНН, КПП, юридический адрес, контактный телефон. Если письмо составляют на фирменном бланке компании, то эта информация уже будет включена в текст.
    2. Кому предназначается письмо (этот блок располагается в правом верхнем углу). Как правило, указывают руководителя компании.
    3. Исходящий номер. Организации регистрируют всю исходящую корреспонденцию в специальном журнале. Нумерация должна производиться в соответствии с правилами, прописанными в ЛНА компании.
    4. Дату отправления сопроводительного письма.
    5. Наименование документа.
    6. Текст письма:
      • Начинать нужно со стандартного обращения: «Уважаемый …!».
      • Далее — устойчивые выражения: «Высылаем Вам…», «Направляем Вам…» и т.п.
      • После этого перечисляют документы, которые были отправлены. В нашем случае это договор. Если есть какие-либо прилагающиеся документы, то можно просто указать, что договор с приложениями, а в конце письма перечислить их
      • Затем обозначают цель отправления. Уместна такая формулировка: «Просим подписать и один экземпляр возвратить в срок до…».
      • Перечисляют прилагающиеся к письму документы с количеством листов в них. Это могут быть, кроме самого договора, график платежей, план поставок и т.д. Нужно указать еще и итоговое количество экземпляров и количество листов.
    7. Заканчивают письмо подписью руководителя организации. Обязательно указывают его должность и ФИО. Поставить подпись может и уполномоченное на это лицо.

    Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий» Адрес: 427960, г.

    Сарапул, ул. Гончарова, д. 13, оф.12 А, ИНН 1834561238, КПП 3412345645, ОГРН 2345673453456, тел.: 8 (34147) 2-22-22 Генеральному директору ООО «Сатурн» Николаеву Семену Семеновичу Исх. № 34526-2 «23» июля 2020 года Уважаемый Семен Семенович!

    Высылаем Вам подписанный договор поставки канцтоваров № 456 от «20» июля 2020 года с приложениями. Просим подписать его и один экземпляр возвратить нам в течение 7 дней.

    Приложение:

    1. Договор поставки № 456 от «20» июля 2020 года в 2 экземплярах на 8 листах.
    2. График платежей б/н в 2 экземплярах на 2 листах.

    Итого: 2 экземпляра на 10 листах. Генеральный директор ООО «Меркурий» Львов Иван Иванович Львов

    Сопроводительное письмо к документам: образец 2020 года

    Сопроводительное письмо – не обязательный, но широко распространенный документ. Несмотря на широкое распространение, единых правил оформления письма нет.

    Часто возникает вопрос, как написать сопроводительное письмо, например, в налоговую или контрагенту. Образец вы сможете скачать в статье.

    Сопроводительное письмо часто выполняет сразу несколько задач:

    • Служит описью отправляемых документов,
    • Поясняет причину отправки документов,
    • Фиксирует дату отправки,
    • Фиксирует дату получения, если выдается под роспись получателя.

    Письмо выполняет важные функции. При этом не имеет унифицированной формы и даже четких требований к содержанию.

    Разберемся, как составлять сопроводительное письмо в разных случаях и посмотрим образцы.

    скачать бесплатно скачать бесплатно скачать бесплатно скачать скачать скачать Сопроводительное письмо можно приложить к любым документам, которые отправляет организация. Это могут быть:

    • Договоры,
    • Прайс-листы,
    • Коммерческие предложения,
    • Счета на оплату,
    • Бухгалтерская первичка и т.д.

    В некоторых случаях сопроводительное письмо обязательно.

    Например, если вы направляете документы в налоговую инспекцию, без письма не обойтись:

    • Вам необходимо указать реквизиты требования, в ответ на которое вы прислали документы. Иначе канцелярия ИФНС просто не будет знать, кому из инспекторов эти документы передать,
    • Вам нужно составить реестр приложенных документов. Без реестра канцелярия может оказать в приеме документов. Причем налоговики просят не только приводить перечень документов, но и писать их общее количество,
    • Вам нужен второй экземпляр сопроводительного письма с отметкой о приеме. Иначе, в случае необходимости, вы не сможете доказать, что вообще отреагировали на полученное требование,
    • Если помимо документов ИФНС затребовала пояснения, то их можно составить здесь же, в сопроводительном письме.

    Вот образец сопроводительного письма к документам в налоговую инспекцию: В некоторых случаях составление документов необязательно, но удобно. Во-первых, в письме приводится опись приложенных документов:

    • Название,
    • Количество экземпляров,
    • Количество листов.

    Во-вторых, письмо регистрируется в журнале исходящих документов. В нем фиксируется дата и способ отправки.

    В-третьих, получатель присваивает письму номер по журналу входящей корреспонденции. Причем не только дату получения, но и кому поручена работа с данным письмом и приложенными документами. Так можно отследить путь любой бумаги.

    Вот образец сопроводительного письма к договору: Сопроводительными письмами может оформляться отправка документов не только внешним получателям. Если организация крупная с множеством подразделений или имеет обособленные филиалы, сопроводительные письма тоже можно оформлять. Например, при передаче любых документов из одного филиала в другой.

    Здесь возможны два варианта:

    1. Письмо может оформить тот сотрудник, который подготовил на отправку документы. Например, если бухгалтер готовит документы для налоговиков, то бухгалтер же составит и письмо,
    2. Составление писем может быть поручено секретарю или помощнику руководителя.

    Безусловное право подписи корреспонденции принадлежит руководителю компании. Он может наделить правом подписи других лиц.

    Например, своему заместителю дать право подписи всех документов, бухгалтеру разрешить подписывать письма для ИФНС и т.д. Если речь идет о корпоративных письмах, часто звучит лишь рекомендация придерживаться делового стиля. Бюджетные организации и учреждения подчиняются требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

    Для остальных предприятий ГОСТ не более чем рекомендация.

    Но на его положения можно ориентироваться. Чтобы ваши письма выглядели солидно, не терялись и выполняли все свои функции, ориентируйтесь на следующие правила:

    • Введите единый стандарт оформления корреспонденции в вашей организации:
      • Составьте шаблон письма и обяжите работников составлять письма по нему,
      • Шаблон может быть на фирменном бланке или простом листе. Главное – единство оформления всей корреспонденции,
      • Введите требования использования правил делового письма и обязательную проверку грамматических ошибок,
    • Заведите и аккуратно ведите журнал исходящей корреспонденции. Без него теряется половина смысла сопроводительного письма:
      • Обяжите всех сотрудников регистрировать исходящие отправления в журнале,
      • Назначьте ответственного за ведение журнала, обычно это секретарь,
    • Печатайте письма в двух экземплярах, а затем:
      • Если отправляете письмо почтой или с курьером, один экземпляр оставляйте у себя.

        Прикрепляйте к письмам почтовые квитанции и курьерские расписки,

      • Если передаете документы лично получателю, попросите его расписаться в получении на вашем экземпляре.

    Что касается структуры, то обычно она включает следующие элементы:

    • Реквизиты адресата,
    • Реквизиты отправителя,
    • Обращение,
    • Текстовая часть. Здесь поясняется, с какой целью отправлены документы, приводится дополнительная информация и т.д.,
    • Список приложенных документов,
    • Подпись ответственного лица, печать организации.

    скачать бесплатно Только 5 дней!

    Гость, ваш счет на «Российский налоговый курьер» со скидкой 33%.