Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Оглавление:

Входящая корреспонденция — регистрация, учет и хранение


Чаще всего для этого применяется трехчастная структура, где:

  1. 1-ая цифра обозначает код подразделения согласно штатному расписанию;
  2. 3-я цифра указывает на порядковый номер письма.
  3. 2-а цифра обозначает код регистрационного журнала согласно номенклатуре организации/подразделения;

К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр.Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.Каждый день любая организация или предприятие получают на свой адрес огромное количество входящей корреспонденции. Это могут документы относительно производственного процесса данной компании, рекламные материалы (листовки, буклеты, коммерческие предложения), переписка с поставщиками и клиентами. Чтобы избежать путаницы в делопроизводстве вся корреспонденция должна быть тщательно отфильтрована.Фильтрация входящих документов происходит в два этапа.

Сначала необходимо отобрать корреспонденцию, которая относится непосредственно к деятельности компании. А после этого разделить её на ту, которую нужно регистрировать и ту, которая такой регистрации не подлежит.Документация, которую не нужно регистрировать:

  1. поздравительные письма (открытки, бланки);
  2. письма, предназначенные для структурных подразделений, они передаются в соответствующее подразделение и регистрируются там;
  3. периодические печатные издания (журналы, газеты);
  4. рекламные материалы;
  5. личная корреспонденция;
  6. финансовая и административная документация, которая не имеет сопроводительного письма.
  7. приглашения на посещение различных общественных мероприятий (выставок, ярмарок и др.);
  8. документы, не заверенные подписями и печатями (анонимная корреспонденция);

Вся остальная корреспонденция, которая имеет отношение к деятельности компании, подлежит обязательно регистрации, то есть информация о ней должны быть зафиксирована в соответствующем журнале регистрации.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности.

Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным ) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации, а какие нет.Согласно, общим правилам можно не регистрировать:

  • Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.
  • Формы и бланки, кроме строгой .
  • Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
  • Прессу и периодику.
  • Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.
  • Корреспонденцию поздравительного и личного характера.
  • Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения ( без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).

Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или .Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы.

Прошивать не нужно так, как это не документ строгой .На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер.

На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись.

Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения

Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное.

Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу. В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки.

Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере. Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

  1. Сканер.
  2. Принтер.
  3. Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.
  4. Компьютерную электронную почту.
  5. Компьютер с программами MS Office, MS Excel.

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать.

Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки. Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере.

Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться. Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции.

Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

  1. Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
  2. Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
  3. Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации.

Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее.

Журнал регистрации исходящих документов

Ошибки также нежелательны.

Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой. Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен.

Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации. Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг.

Например:

  1. телеграммы;
  2. заявки и пр.
  3. запросы;
  4. акты;
  5. переводы;
  6. справки;

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля. Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы.

Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли. Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов.
По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов.

В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку.

Главное – избежать путаницы.

Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции?

После окончания журнала его хранят в течение 5 лет.Порядок данной процедуры в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к инструкции регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным приказом) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации, а какие нет.Согласно, общим правилам можно не регистрировать:

  • Корреспонденцию поздравительного и личного характера.
  • Прессу и периодику.
  • Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
  • Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.
  • Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
  • Формы и бланки, кроме строгой отчетности.
  • Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.

В процессе своей деятельности любая организация «обрастает» массой документов, в число которых входят:

  • организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения);
  • отчетность (бухгалтерская, налоговая);
  • документы по личному составу;
  • договоры купли-продажи, поставки, оказания услуг и т.п.;
  • деловая переписка (входящая и исходящая, внутренняя переписка);
  • локальные нормативные акты (положения, инструкции, порядки, коллективный договор и т.п.);
  • протоколы,

Регистрация документов в вопросах и ответах

Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки).

Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству. Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.

Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты? Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет.

Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде.

Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу?

Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте? Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации. Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно.

Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.

Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране

Как вести журнал входящей и исходящей документации

В небольших учреждениях он хранится у секретаря руководителя, где все документы приносятся непосредственно в приёмную.Если же предприятие большое, например, завод с численностью рабочих в 5000 человек, в каждом цеху или отделе есть свой делопроизводитель или секретарь, который занимается контролем корреспонденции.В любом случае всё, что касается ведения документа, должно быть прописано в Положении. Иногда столь ответственное дело поручается конкретному человеку, который должен фиксировать входящие документы, распределять по отделам и в тот же день относить письма тому, кто смог бы решить ту или иную проблему.Важно соблюдать самое главное правило ведения журнала, а именно, однократность.То есть, если секретарь или делопроизводитель зарегистрировал входящий документ, пришедший на имя заведения в отношении бухгалтерии, то повторной регистрации в кабинете бухгалтера быть не должно.Если же документ нужно зафиксировать в другом журнале, то там будет поставлен тот же порядковый номер, под которым он был зарегистрирован, только через дробь «1» (например, №256/1).Возможна также децентрализованная регистрация, которая подразумевает фиксацию приходящей корреспонденции в нескольких удалённых друг от друга точках.

В конце книги, в отличие от журнала регистрации приказов, не должны стоять заверительные подписи с указанием количества содержащихся в ней документов.В октябре 2007 года был введён Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами.

Общие требования», соответствующий европейскому стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation.

Records management. General. Относительно порядка заполнения бумажной версии в нём указаны следующие правила:Пункт 9.4 говорит о том, что главное назначение регистрации документа – это доказательство того, что он существует и включён в систему управления документами.Там же указано, что централизованная регистрация состоит из краткого описания документа (заявление о …, доклад о …, извещение о …), указывается число его прохода, присваивается уникальный номер.

Журналы регистрации

Очистить Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов.

Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок.

Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу. Журнал регистрации наделен следующими функциями:

  • Фиксация даты регистрации, от которой будет отсчитываться срок выполнения документа.
  • Упорядочивание справочных данных о документации.
  • Быстрый и простой поиск нужной бумаги.
  • Упорядочивание всей документации.

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера.

Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге.

Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании.

Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами.

В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту. ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.
В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

  • По учету входящей корреспонденции.
  • По учету исходящей корреспонденции.
  • По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.
  • По учету соглашений.

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации.

При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.
При этом следует пользоваться образцом. Компания имеет полное право регистрировать каждый документ.

Однако делать это в обязательном порядке не требуется.

Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна.

Связано это с тем, что регистрация занимает много времени.

Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы. Как определить, какой документ нуждается в регистрации?

Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать. могут вестись и в бумажной, и в электронной форме.

Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы.

Они могут быть как простейшими, так и сложными.

Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников.

К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов.

Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.

Все журналы нужно внести в номенклатуру.

Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет.

Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет. Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

  • Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
  • Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
  • Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

  • 5033
  • 3716
  • 11992
  • 13285
  • 13159
  • 27581
  • 13895
  • 6767
  • 22299
  • 9547
  • 18514
  • 12484

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители – это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте. Как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете узнать в материалах нашей

  1. Резолюции
  2. Исполнительной отметки.

Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте.

Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения. В журнале регистрации резолюцию прописывают полностью. Благодаря этой информации легче отследить, как выполняются поручения. По итогам ознакомления с документом и определённых действий ставят отметку.

По итогам ознакомления с документом и определённых действий ставят отметку. Не рекомендуется ставить слова «выполнено».

В будущем из-за этого возникают неприятные ситуации. Дата резолюции – ещё одно необходимое дополнение.

Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа. И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги. Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается.

И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением.

Есть ещё графы, которые включаются по желанию руководителей:

  • В каком по номеру деле описан документ и его вопрос?
  • Что можно сказать в примечаниях?
  • Сколько листов входит в документ?
  • Каким способом деловая бумага была доставлена?

Образец журнала регистрации входящих документов: Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе. Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью. Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение.

Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.

Регистрация документов начинается с четвёртой страницы. Книга нумеруется до начала работы.

Оформить журнал входящей корреспонденции

Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен.

Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации. Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг.

Например: Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля. Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы.

Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли. Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов.
По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов.

В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку.

Главное – избежать путаницы. Журнал регистрации входящих документов — применяется для регистрации поступивших в организацию документов, требующих учета и исполнения.

— Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к.

фиксирует факт его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения

На титульном листе предусмотрена форма, в которую вписывают следующие данные:

  1. информация о должностных лицах, отвечающих за ведение книги;
  2. период заполнения;
  3. название организации;
  4. другие реквизиты.

Листы следует пронумеровать и прошить. На последней странице обозначают общее количество страниц.

Затем директор компании визирует книгу, поставив подпись и печать.

Заполняют обычно шариковой ручкой с синими, фиолетовыми или черными чернилами.Бумажный вариант журнала применяют в большинстве компаний, поскольку он удобен и надежен для хранения. В любой момент руководитель вправе добавить в него нужные графы, поменять структуру ведения и др. А любой сотрудник, перелистав книгу, легко найдет акт или распоряжение (если делопроизводитель, например, отсутствует).Единственный недостаток — невозможность организовать быстрый поиск по заданным параметрам, как в электронном формате.

Если информации немного, как в мелких и средних предприятиях, найти нужную бумагу не составит труда.

А для крупных компаний удобнее использовать журналы в цифровом виде.В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере.

Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

  1. Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
  2. Компьютерную электронную почту.
  3. Принтер.
  4. Сканер.
  5. Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать.

Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки.

Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться.

Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции.

Нужно ли по закону заполнять журнал регистрации входящей корреспонденции — образец оформления

» Автор Ольга Подзорова, эксперт сайта 11.06.2021 Регистрация входящей корреспонденции в отдельном журнале ведется, если необходимо обеспечить ее учет и систематизацию.

Его ведение позволяет контролировать процесс поступления писем и документов в организацию и отслеживать их дальнейшее движение и исполнение.

Журнал учета можно вести в свободном виде без применения типовых форм, ниже предлагаем бесплатно скачать примерный образец оформления.

Многие организации практикуют журнальную форму регистрации входящих (поступающих) писем.

Такой подход считается традиционным и в то же время достаточно удобным.

Журнальная форма подразумевает, что учет документов ведется по строгому шаблону – в соответствующих графах данного регистра фиксируются только те сведения, которые имеют значение. Впоследствии это позволяет быстро находить нужную информацию. На предприятиях и в учреждениях журнал регистрационного учета поступающей корреспонденции выполняет следующие важные функции:

  1. Обеспечиваются учет входящих документов, их систематизация и целенаправленная обработка.
  2. Своевременно исполняются решения, выработанные руководством. Это достигается посредством надлежащего информационного обеспечения принимаемых решений.
  3. Контролируется деятельность наемных работников, осуществляемая как внутри самой организации, так и в её внешней среде.
  4. Ведется результативная и эффективная работа с входящими письмами, представляющими особую важность для организации.

Вся корреспонденция, которая поступает в компанию, подразделяется на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя обычно поступает от сотрудников организации, а внешняя – от различных сторонних субъектов. Входящая корреспонденция может включать заявления, письма, телеграммы, распорядительные документы, справки, объяснительные, служебные записки, докладные записки и прочие бумаги, которые поступают в компанию от её сотрудников и внешних субъектов.

На предприятии вся входящая корреспонденция фиксируется в специальном журнале регистрации по следующим причинам:

  1. При большом количестве писем, регулярно поступающих в компанию, надлежащая регистрация всей входящей корреспонденции – присвоение письмам входящих порядковых номеров – обеспечивает должный учет и сохранность документов. Без такой регистрации работа с входящими бумагами может оказаться проблематичной.
  2. Важные и срочные письма при их регистрации в журнале помечаются специальными символами, что позволяет рассматривать их в первую очередь. Регистрация позволят расставлять приоритеты.
  3. Унифицированный подход к ведению данного журнала позволяет найти в нем нужные сведения любому заинтересованному (уполномоченному) лицу. Это бывает существенно, если временно отсутствует специалист, который отвечает за ведение регистра входящей корреспонденции.
  4. Фиксация времени поступления входящих документов позволяет руководству организации подстраховаться на случай предъявления необоснованных претензий. Всегда можно подтвердить дату/время поступления письма.
  5. Правильная и своевременная регистрация позволяет не загромождать архив предприятия, вовремя избавляясь от лишних бумаг.

Журнал регистрационного учета входящей корреспонденции эффективно систематизирует работу с различными бумагами на предприятии. Это имеет принципиальное значение для обработки, хранения и дальнейшего использования поступающих документов.

При этом нужно четко определить, какие входящие письма не отражаются в данном журнале (не регистрируются рекламные материалы, поздравительные письма, буклеты конференций, книги и прочие бумаги, не представляющие большую важность для организации). Журнал регистрации и учета оформляется и ведется в виде таблицы, включающей такие столбцы (графы):

  1. Регистрационный номер, присвоенный входящему письму получателем, то есть в самой компании.
  2. Дата/время поступления документа в компанию (к получателю).
  3. Дата, указанная на самом письме (имеется в виду дата его оформления отправителем).
  4. Регистрационный номер, присвоенный отравителем.
  5. Отправитель – юрлицо/физлицо.
  6. Краткое содержание. Указываются существенные реквизиты и сведения.
  7. Адресат письма – получатель.
  8. Лицо, которое приняло данное письмо в работу (ФИО, должность).
  9. Способ доставки.
  10. Резолюция руководителя компании.
  11. ФИО и должности исполнителей.
  12. ФИО и должность лица, осуществляющего контроль.
  13. Ход работы с письмом.
  14. Отчет о выполненной работе.
  15. Номер дела, в которое данное письмо подшивается.

На практике в журнале учета входящей корреспонденции могут быть не все графы (столбцы), перечисленные выше.

Их следует использовать, если есть необходимость.

Информацию следует отражать аккуратно и без ошибок. Не рекомендуется фиксировать лишние сведения, которые не имеют значения с точки зрения регистрационного учета входящей корреспонденции.

.

3. Прием и первичная регистрация входящей корреспонденции

На сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, за какими номерами они учтены по соответствующим журналам.Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:(в ред.

Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)(см. текст в предыдущей редакции)судебные извещения, вызовы (судебные повестки), копии судебных актов, исполнительные листы, возвращенные в суд;(в ред. Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)(см.

текст в предыдущей редакции)уведомления о вручении судебных извещений, вызовов (судебных повесток), копий судебных актов, исполнительных листов, исковых заявлений (жалоб).(в ред. Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)(см. текст в предыдущей редакции)Также не подлежат регистрации и передаются по принадлежности рекламные извещения, поздравительные письма.(в ред.

Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)(см. текст в предыдущей редакции)3.4. Поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления, жалобы, представления, протесты и иные документы, в том числе поданные в электронном виде, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также иные поступившие документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы (далее также — входящая корреспонденция) регистрируются уполномоченным работником аппарата суда в базах данных автоматизированного судебного делопроизводства и реестрах (журналах) учета входящей корреспонденции в день их поступления, а в исключительных случаях — не позднее 14.00 следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено процессуальным законодательством Российской Федерации.(в ред.

Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)(см. текст в предыдущей редакции)Документы, принятые работником приемной

Как вести журнал входящей и исходящей документации

А любой сотрудник, перелистав книгу, легко найдет акт или распоряжение (если делопроизводитель, например, отсутствует).

Единственный недостаток — невозможность организовать быстрый поиск по заданным параметрам, как в электронном формате. Если информации немного, как в мелких и средних предприятиях, найти нужную бумагу не составит труда.

А для крупных компаний удобнее использовать журналы в цифровом виде. Любая компания вправе вести книгу в электронной форме, если это удобно для внутреннего пользования.

Есть несколько вариантов ведения электронного журнала входящей и исходящей документации — в форматах Word, Excel и в системе электронного документооборота (СЭД). Среди преимуществ электронной формы — удобство систематизации и сортировки, быстрый поиск по любым параметрам (дате, ключевым словам, отправителю, адресату и т. д.). Самый передовой способ — ведение журнала в СЭД, для этого необходимо внедрить систему на предприятии.

В ней формируются специальные формы регистрационных карточек, в которых требуется только заполнить подготовленные ячейки.

Электронная система документации позволяет:

  1. снизить расходы на делопроизводство.
  2. эффективно управлять распределением деловых бумаг;
  3. сократить период согласования документов;
  4. отслеживать исполнение распоряжений;

Среди негативных факторов — риск потери или искажения данных из-за возможных сбоев в компьютерной системе. В связи с этим еще не так много компаний внедрили передовые технологии.

Но для крупных предприятий с большим объемом распорядительных документов электронная система предпочтительнее.

Обычно для поступивших и отправляемых писем заводят две разных книги.

Это связано с тем, что информация отличается.